Datu valsts inspekcijā regulāri vēršas gan darba devēji, gan darba ņēmēji, lūdzot skaidrojumu par personas datu apstrādi darba tiesiskajās attiecībās. Lai datu apstrāde tiktu atzīta par likumīgu konkrēta mērķa sasniegšanai, Datu regula paredz sešus tiesiskos pamatus – piekrišana, līguma izpilde, juridisks pienākums, sabiedrības intereses, vitālo interešu aizsardzība un leģitīmo interešu ievērošana.
Piemērs: Liene darbinieku sapulces laikā noģība. Kolēģi sniedza pirmo palīdzību un izsauca Neatliekamās medicīniskās palīdzības dienestu. Mediķi, ierodoties notikuma vietā, konstatēja, ka sievietei ir nepieciešama hospitalizācija. Uzņēmuma personāla speciāliste sazinājās ar Lienes vīru, lai paziņotu par negadījumu un informētu, kurā medicīnas iestādē viņa ir nogādāta.
Tātad – lai šādā situācijā darba devējs varētu sazināties ar darbinieka radinieku, darba devējs, pamatojoties uz savu leģitīmo interešu nodrošināšanu, var iegūt un apstrādāt savu darbinieka radinieku datus (vārds, uzvārds, telefona numurs). Leģitīmās intereses var uzskatīt par likumīgām, ja pārzinis tās īsteno, pamatojoties uz datu aizsardzības un citiem tiesību aktiem. Respektīvi, leģitīmajām interesēm jāizriet no normatīvajos aktos noteiktajām pārziņa tiesībām. Lai leģitīmās intereses varētu ņemt vērā, tām jābūt:
- likumīgām (saskaņā ar piemērojamiem Eiropas Savienības vai valstu tiesību aktiem);
- pietiekami skaidri definētām, lai varētu veikt līdzsvarošanas pārbaudi attiecībā pret datu subjekta interesēm un pamattiesībām;
- reālām un pašreizējām interesēm (tās nedrīkst būt spekulatīvas).[1]
Šāda tiesiskā pamata piemērošana nosaka, ka pārzinim ir jāpārliecinās, lai visu iesaistīto pušu - darba devēja, darbinieka un radinieka - intereses būtu līdzsvarā. Respektīvi, lai darbinieka radiniekam nerastos nelabvēlīgas sekas, ja viņa personas dati minimālā apjomā tiktu uzglabāti un izmantoti ārkārtas situācijās.
Lai ievērotu visu pušu intereses un saprastu, vai datu apstrāde ir pamatota, pārzinim būtu lietderīgi atbildēt uz zemāk norādītajiem jautājumiem.
- Kādi dati tiks apstrādāti?
- Kā un kāpēc?
- Kādas pamattiesības ierobežos veiktā datu apstrāde?
- Kādi ir mērķi datu apstrādei?
- Vai mērķi var sasniegt, neapstrādājot personas datus vai apstrādājot mazākā apjomā?
- Kāds būs personas datu aizsardzībai draudzīgākais variants, kas vienlaikus palīdzēs efektīvi sasniegt mērķi?
- Vai mērķis ir skaidrs un precīzi definēts?
- Vai apstrāde sniedz detalizētu informāciju par personas privāto dzīvi?
- Cik cilvēku tā skars?
- Vai uzņēmuma intereses proporcionāli ir svarīgākas par datu subjekta (radinieka, darbinieka) tiesībām uz datu aizsardzību?
Leģitīmo interešu īstenošanas tiesiskā pamata piemērošana datu apstrādē neparedz, ka no darbiniekiem tiek iegūta piekrišana šo datu apstrādei. Tā paredz, ka darbinieks šos datus sniedz (pirms tam darbiniekam izskaidro, kāpēc, kādus datus un kas ar tiem tiks darīts), izņemot īpašos gadījumus, kad viņi to nevēlas vai nav tādas iespējas (piemēram, gadījumos, kad nav neviena tuvinieka).
Tomēr darba devējam ir jāpatur prātā, ka:
- šos datus (piemēram, tuvinieka vārdu un telefona numuru) drīkst izmantot tikai noteiktajam mērķim, proti, saziņai ārkārtas situācijās;
- dati ir regulāri jāaktualizē;
- piekļuve jādod tikai noteiktiem organizācijas darbiniekiem, piemēram, personāla speciālistam;
- iespēju robežas ir jāuzskaita gadījumi, kuros šī saziņa ar darbinieka radiniekiem ir tiešām nepieciešama.
