Saskaņā Datu regulas 37.panta 1.punktu, datu aizsardzības speciālistu (DAS) ieceļ katrā gadījumā, kad:
a) apstrādi veic publiska iestāde vai struktūra, izņemot tiesas, tām pildot savus uzdevumus;
b) pārziņa vai apstrādātāja pamatdarbība sastāv no apstrādes darbībām, kurām to būtības, apmēra un/vai nolūku dēļ nepieciešama regulāra un sistemātiska datu subjektu novērošana plašā mērogā; vai
c) pārziņa vai apstrādātāja pamatdarbības ietver īpašo kategoriju datu saskaņā ar 9.pantu un 10. pantā minēto personas datu par sodāmību un pārkāpumiem apstrādi plašā mērogā.
Ja nepastāv kāds no iepriekš minētajiem gadījumiem, DAS iecelšana ir pārziņa vai apstrādātāja izvērtēšanas kompetencē, jo tikai pārzinis vai apstrādātājs var izvērtēt DAS iecelšanas nepieciešamību, izvērtējot visus lietderības apsvērumus. Minētais izvērtējums un Datu regula neliedz datu aizsardzības speciālistu iecelt pēc brīvprātības principa.
Saskaņā ar Datu regulas 37.panta 7.punktu pārzinis vai apstrādātājs publisko DAS kontaktinformāciju un paziņo to uzraudzības iestādei.
Lai potenciālas saziņas gadījumā komunikācija būtu pēc iespējas kvalitatīvāka, pārzinim vai apstrādātājam Datu valsts inspekcijai būtu jāpaziņo vismaz ieceltā DAS vārds, uzvārds un kontaktinformācija, piemēram, elektroniskā pasta adrese un/vai tālruņa numurs.
Savukārt, lai Datu valsts inspekcijas rīcībā būtu precīza informācija, pārzinim vai apstrādātājam būtu jāinformē uzraudzības iestāde arī gadījumos, kad DAS ir mainījusies kontaktinformācija, ir notikusi DAS maiņa vai atcelšana.
Lai atvieglotu informācijas sniegšanu Datu valsts inspekcijai, aicinām izmantot zemāk pievienotās veidlapas par DAS iecelšanu un maiņu. DAS paziņošana Datu valsts inspekcijai ir veicama arī brīvā formā, piemēram, izmantojot organizācijas (pārziņa, apstrādātāja) oficiālo veidlapu, kurā sniegta augstāk minētā DAS kontaktinformācija.
Iesniegums par datu aizsardzības speciālista iecelšanu, maiņu un atcelšanu ir jāparaksta organizācijas paraksttiesīgai personai vai pilnvarotai personai, iesniegumam pievienojot attiecīgu pilnvarojuma dokumentu. Iesniegumu Datu valsts inspekcijai sūta pats pārzinis vai apstrādātājs.
Vairāk informācijas par datu aizsardzības speciālista institūtu: 29.panta darba grupas vadlīnijās par Datu aizsardzības speciālistiem (DAS); https://ec.europa.eu/newsroom/article29/items/612048
