Jau iepriekš #DVIskaidro bijām stāstījuši par datu apstrādi par darbinieku videonovērošanu attālinātā darba laikā un darbinieku darba braucienu izsekošanu, tomēr darba devēji mēdz kontrolēt darbinieku darba laiku arī citos veidos, piemēram, uz darba datora uzstādot “izsekošanas” programmas, kas var ne tikai sekot līdzi darbinieka darba ilgumam un biežumam, bet arī tā atrašanās vietai, un iegūt citu informāciju par darba datora izmantošanu.
Darba devēji nereti darbinieku darbu uzraudzībā izvēlas metodes, kuras izmantojot tiek veikta pārmērīga darbinieku datu apstrāde, kā rezultātā tiek apstrādāta pārmērīga informācija par darbinieku, veicot nepieņemamu iejaukšanos tā privātajā dzīvē. Tādējādi darba devējs grauj savstarpējo uzticēšanos ar darbinieku, var veicināt darba kvalitātes kritumu un arī veic normatīvajiem aktiem neatbilstošu datu apstrādi.
Par to, kā darba devējam rīkoties, lai veicot darbinieka darba pienākumu uzraudzību vienlaikus arī ievērotu personas datu aizsardzības prasības un respektētu darbinieku tiesības uz privātuma aizsardzību, skaidrosim šajā rakstā.
| Kā pamatuzstādījumam būtu jābūt, ka darbinieku sistēmiska uzraudzība izmantojot automatizētus līdzekļus (videokameras, lietotnes un citus risinājumus) uzskatāma par nestandarta risinājumu, kas lielākoties būs izmantojams īslaicīgai darbinieka uzraudzībai. Skaidrojumā aprakstītais ir tikai galējs risinājums, kas izmantojams tikai, ja privātumu mazāk aizskaroši līdzekļi neļaus sasniegt mērķi. |
Tuvojoties vasaras sezonai, darba devējs ir pamanījis kolektīva darba kvalitātes un paveikto darbu apjoma kritumu, tādējādi turpmāk ir nolēmis monitorēt darbinieku darba pienākumu izpildes gaitas.
Darba devējam pirms uzsākt darbinieku monitoringu:
1. Jānosaka skaidrs nolūks [1];
Darba devējam ir jānosaka precīzs datu apstrādes nolūks, kas skaidri dod atbildi uz jautājumu “Kāpēc?” datus nepieciešams apstrādāt.
Piemērs: Minētajā situācijā nolūks vienkārši uzraudzīt darbiniekus aizdomu un ziņkārības mazināšanai būs ne tikai subjektīvs, bet arī pārāk vispārīgs, jo nav vērsts uz skaidru nepieciešamību, kāpēc nolūka sasniegšanai nepieciešama darbinieku personas datu apstrāde.
Savukārt kontrolēt, vai darbinieki gabaldarbam par kuru paredzēta apmaksa atbilstoši ieguldīto stundu skaitam ir veltījuši tādu stundu apjomu, par kuru puses iepriekš ir vienojušās, slēdzot līgumu, ir gan precīzs, gan skaidrs, gan no konkrētas vajadzības izrietošs nolūks.
2. Jāsaprot, kādi dati vajadzīgi nolūka sasniegšanai;
Nolūka skaidra definēšana palīdz tālākajos datu apstrādes posmos neievākt pārmērīgu apjomu datu un koncentrēties uz sasniedzamo. Ņemot vērā, ka darba devējam būtu jāievāc tikai tādi personas dati, kuri nepieciešami konkrētā nolūka sasniegšanai, jau sākotnēji nepieciešams noteikt, kāds datu apjoms un to kategorijas būs nepieciešami nolūka sasniegšanai.
Piemērs: Ja apstrādes nolūks ir darbinieku nostrādāto darba stundu skaita uzskaite, tad informācijas ievākšana par darbinieka atrašanās vietu, būs ārpus sākotnējā nolūka un neatbildīs datu aizsardzības prasībām.
Tāpat darbinieku “izsekošanā” nereti tiek ievākti dati arī par ar vienu konkrētu projektu tieši nesaistītām pārlūkā vai ierīcē veiktajām darbībām, un citu darbinieka rīcību, kas nav tieši saistīta ar darba laika uzskaiti. Ja uzraudzībai izvēlētajam risinājumam ir šādas funkcionalitātes, bet dati nebūs nepieciešami mērķa sasniegšanai – jāizvēlas cits risinājums, vai šādas funkcionalitātes ir jāatspējo.
3. Jāpiemēro tiesiskais pamats;
Datu apstrādes viena no likumības pazīmēm ir atbilstoša tiesiskā pamata piemērošana. Praksē darbinieka attālināta darba uzraudzībai piemērojamie tiesiskie pamati būtu līguma starp darba devēju un darbinieku izpilde [2] un darba devēja leģitīmo interešu īstenošana.
Pirmajā gadījumā darba devējam apstrāde nepieciešama līguma ar darbinieku izpildes nodrošināšanai. Piemēram, ja līgumā ir ietverta vienošanās, ka apmaksa tiks veikta atbilstoši projekta ieguldītajam stundu apjomam, tad darba devējam, lai spētu izpildīt līgumu no savas puses, ir jābūt pieejamam risinājumam, kā nodrošināt objektīvu ieguldīto darba stundu uzskaiti.
| Šādai apstrādei ir jābūt iepriekš skaidri atrunātai līgumā un jābūt abām pusēm saprotamai un pieņemamai. |
Savukārt leģitīmo interešu piemērošanas gadījumā darba devējam pirms apstrādes ir veicams abu pušu interešu līdzsvarošanas tests.
Šādas apstrādes gadījumā darba devējam jāpārliecinās, ka tā interese veikt apstrādi atrodas pārsvarā pār darbinieka tiesībām uz privātās dzīves aizsardzību.
| Vērtējot potenciālos ieguvumus un riskus, darba devējam jāizvēlas pēc iespējas mazāk privātumu aizskarošs līdzeklis šī mērķa sasniegšanai. |
Alternatīvas darba laika uzskaites risinājumam var būt lietotnes, kurās darbinieks pats veic sava darba laika uzskaiti. Vienlaikus darba devējam jāpatur prātā, ka ne vienmēr svarīgākais var būt darba laika ilgums, bet gan paveikti darba uzdevumi un to kvalitāte. Neatkarīgi no tā, vai ierīce, kurā darbinieks veic darba uzdevumus, ir vai nav darba devēja īpašums, pārmērīga iejaukšanās darbinieka privātumā, nav likumīga.
4. Atbilstoši noteiktajam tiesiskajam pamatam un nolūkam jāizvērtē pieejamie risinājumi;
Izvēloties gala risinājumu noteiktā mērķa sasniegšanai, darba devējam ir jāveic izvēle starp iespējamiem risinājumiem (piemēram, lietotnēm), izvēloties tādus, kuri paši par sevi neparedz pārmērīgas informācijas apstrādi bez lietotāja vai darba devēja iesaistes, kuru datu apstrādes politika ir pietiekami “caurspīdīga” un datu apstrādes procesi ir atrunāti. Lai arī risinājumu izstrādātāji sākotnēji atbild par to ievākto datu apstrādes atbilstību datu apstrādes normatīvajam regulējumam, tomēr arī pašam darba devējam ir jāizvērtē, vai sniegtā informācija ir patiesa un risinājums drošs, tādējādi, nepakļaujot savus darbiniekus riskam, izmantojot nedrošu risinājumu.
5. Jāinformē darbinieki par plānoto datu apstrādi [4];
Kad darba devējs ir izvērtējis visus plusus un mīnusus lietotnes uzstādīšanai un secinājis, ka plusi ir pārsvarā, šādas sistēmas izmantošana jāatrunā iekšējos noteikumos, tai skaitā tādos, kuros aprakstīti datu apstrādes procesi. Pēc šādas informācijas apkopošanas, ir jāiepazīstina darbinieki ar šādu datu apstrādi veidā, kur pārzinis var pierādīt, ka šāda iepazīstināšana ir notikusi.
| ! Informēšana jāveic jebkurā gadījumā. Darbinieku slepena novērošana, neatrunājot apstrādes iemeslus vai izmantojot iegūto informāciju neatbilstoši sākotnējam mērķim, ir pretrunā ar datu apstrādes principiem. |
Darba devēja kā jebkura cita datu apstrādes pārziņa pienākums ir arī nodrošināt datu apstrādi veidā, kur tiek ievērots pārskatatbildības princips – spēja pierādīt, ka datu apstrādē tiek ievēroti datu apstrādes principi. [5] Šie principi pamatā nosaka, ka datu apstrāde tiek veikta, ievērojot atbildību un godprātību pret datu subjektu jeb darbinieku, neapstrādājot datus “katram gadījumam” un bez caurspīdīga nolūka, kā arī apstrādājot datus tā, lai pēc iespējas nenotiktu to nesankcionēta nozaudēšana vai piekļuve tiem.
Papildus jāņem vērā:
- Tāpat darba devējam periodiski jāpārskata lietotnes datu apstrādes politika – vai lietotne par darbinieku neievāc pārmērīgu informāciju, kas nav nepieciešama tiešai lietotnes izmantošanai.
- Darba devējam jāievieš tehniski un organizatoriski pasākumi, kuru rezultātā jāsecina un tālāk jānodrošina, ka apstrāde notiek saskaņā ar Datu regulu. Šādi pasākumi ir regulāri pārskatāmi, lai tie atbilstu esošajai situācijai. [6]
- Darbinieku iepazīstināšanu jeb informēšanu nejaukt ar piekrišanas iegūšanu.
- Arī gadījumā, ja kādas lietotnes izmantošana notiek, lai vērtētu darbinieka darba pienākumu veikšanas kvalitāti, iepriekš minētās prasības ir piemērojamas.
