Kā mēs zinām, Datu regulā personām ir noteiktas vairākas tiesības, piemēram, saņemt informāciju par saviem datiem vai pieprasīt to dzēšanu. Šajā rakstā skaidrosim, kā izmantot citas tiesības - tiesības saņemt savu datu kopiju. [1]
Kas ir personas datu kopija?
Personas datu kopija ir personas datu, kuri ir pārziņa rīcībā, apkopojums vienā pārskatāmā failā vai dokumentā. Ir jāsaprot, ka tas ir informācijas apkopojums, nevis vienkārša fiziska dokumenta vai vairāku kopija.
Kā saņemt savu datu kopiju?
Ja jūs zināt, ka organizācijas (pārziņa - fiziska vai juridiska persona, publiska iestāde, aģentūra vai cita struktūra [2]) rīcībā ir jūsu personas dati, jūs varat rakstveidā vērsties pie šīs organizācijas un pieprasīt apkopotu informāciju par tiem, respektīvi jūsu datu kopiju.
Pieprasījumu noformējiet rakstveidā, identificējot sevi, norādot vismaz vārdu, uzvārdu, kā arī sniedziet papildu informāciju, ja organizācija to pieprasa. Lūgumam ir jābūt skaidram, un, ja iespējams, jānorāda konkrēts laika periods.
Piemērs: “Saskaņā ar Datu regulas 15. panta 3. punktu lūdzu izsniegt manu, Līgas Bērziņas, personas datu kopiju par datiem, kuri ir jūsu rīcībā, sākot no 2021. gada 1. janvāra līdz šī pieprasījuma saņemšanas brīdim.”
Lai jūs identificētu, ar vārdu un uzvārdu var nepietikt, jo pārzinim ir jābūt pilnīgi drošam, ka izsniegs tieši jūsu datus. Tādējādi var tikt pieprasīts arī jūsu personas kods, līguma numurs vai kāds cits identifikators, kas skaidri jūs atšķirs no cilvēkiem ar tādu pašu vārdu un uzvārdu. Informāciju par to, kādus personas datus jāiesniedz organizācijai, lai īstenotu savas datu subjekta tiesības, visbiežāk var iegūt tīmekļu vietnēs publicētajā privātuma politikā vai arī sazinoties ar organizāciju.
Ko darīs organizācija, kad saņems jūsu pieprasījumu?
Organizācija, saņemot pieprasījumu, “izvilks” informāciju no savā rīcībā esošajiem dokumentiem, informācijas sistēmām un citām vietām, kur glabājas un tiek apstrādāti personas dati, apkopos to vienuviet, lai tā būtu derīga izsniegšanai. Jāņem vērā, ka šī informācija var būt kā atsevišķi dokumenti gadījumā, ja šāda materiāla sagatavošana neprasa nesamērīgas pūles no organizācijas vai tie nesatur citu personu datus, tādējādi neaizskarot arī citu personu tiesības uz datu aizsardzību. Tāpat šai apkopotajai informācijai ir jābūt uztveramai, strukturētai un uzticamai. [3] Personas datu kopija var būt arī no audio vai video ieraksta izgriezts materiāls, kas satur jūsu personas datus, ja tehniski pārzinis šāda formāta informāciju ir var izsniegt.
Ja pieprasījumu iesniegsiet elektroniski, organizācijai ir pienākums kopiju izsniegt elektroniskā izmantojamā viedā. Savukārt, ja informācija jums nepieciešama citā formātā, par to jānorāda pieprasījumā. Jebkurā gadījumā organizācija izvērtēs, kāds ir abpusēji ērtākais un uztveramākais formāts informācijas apkopošanai un izsniegšanai, lai pilnvērtīgi tiktu īstenotas personas tiesības.
Kādēļ mans lūgums var netikt izpildīts?
Iespējamie atteikuma iemesli var būt, piemēram, problēmas personas identificēšanā (var prasīt sniegt papildu personas datus), pieprasītāja personas dati nav vai vairs nav organizācijas rīcībā vai nekonkrēti izteikts personas lūgums, piemēram, “parādiet man visus manus datus!”.
Tāpat datus var neizsniegt gadījumos, kad izmeklēšanas, finanšu iestādēm vai citām valsts pārvaldes struktūrām likumā noteikts konkrētus datus neizsniegt.
Piemērs: Bankai nav pienākums sniegt personai informāciju, ja tā tika apstrādāta Noziedzīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas un terorisma un proliferācijas finansēšanas novēršanas likuma ietvaros. [4]
Tāpat kā citas datu subjekta tiesības, arī šīs organizācijai ir pienākums īstenot viena mēneša laikā no šāda pieprasījuma saņemšanas un informēt, ka lūgums ir izpildīts, vai paskaidrot, kādēļ netiks izpildīts. [5]
Universāls skaidrojums par to, kā īstenot savas datu subjekta tiesības, sniegts Datu valsts inspekcijas skaidrojumā “Kā īstenot datu subjekta tiesības vēršoties pie pārziņa?”.
Piemērs: Tirdzniecības centra stāvlaukumā notika ceļu satiksmes negadījums. Stāvlaukumā notiekošais tiek fiksēts videonovērošanas kamerās. Viena no iesaistītajām personām, paredzot, ka videomateriāls pēc noteikta laika varētu tikt dzēsts, rakstveidā vērsās pie videonovērošanas pārziņa (konkrētajā gadījumā tirdzniecības centrs) un lūdza, lai viņam izsniedz videomateriālu, kurā redzami viņa personas dati konkrētā datumā un konkrētā laika posmā. Pārzinis, izpētot materiālu un atpazīstot datu subjektu (datu subjektam šādā gadījumā pieprasījumā ir jāsniedz sevis raksturojoša informācija kā vizuālais izskats, apģērbs, ja iespējams, pieprasījumam pievienojot savu fotogrāfiju), atlasīja konkrētu materiālu, tai skaitā, izmantojot tehniskus līdzekļus aizkrāsoja videomateriālā redzamās trešās personas (tās, kas nav datu subjekts) un nosūtīja personai šo materiālu uz tās elektroniskā pasta adresi, no kuras pieprasījums bija saņemts. Tālāk persona šo materiālu varēja izmantot apdrošināšanas gadījuma analīzei kā pierādījumu notikušajam.
Būsim pateicīgi, ja skaidrojuma kvalitātes novērtēšanas nolūkos aizpildīsiet šo aptauju: https://www.visidati.lv/aptauja/2036992485/
Informatīvās atsauces:
[1] Šādas tiesības noteiktas Eiropas Parlamenta un Padomes Regulas (ES) 2016/679 par fizisko personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti un ar ko atceļ Direktīvu 95/46 EK (Vispārīgā datu aizsardzības regula) 15. panta 3. punktā - Pārzinis nodrošina apstrādē esošo personas datu kopiju. Par visām papildus kopijām, ko pieprasa datu subjekts, pārzinis var iekasēt saprātīgu samaksu, kas balstīta uz administratīvām izmaksām. Ja datu subjekts pieprasījumu iesniedz elektroniskā formā un ja vien datu subjekts nepieprasa citādi, informāciju sniedz plaši izmantotā elektroniskā formātā.
[2] Datu regulas 4. panta 7. punkts.
[3] https://curia.europa.eu/jcms/upload/docs/application/pdf/2023-05/cp230071en.pdf
[4] Noziedzīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas un terorisma un proliferācijas finansēšanas novēršanas likuma 5.2 panta otrā daļa.
[5] Datu regulas 12. panta 3. punkts
