Lai arī tūrisms ir aktuāls visa gada garumā, tuvojoties vasaras sezonai, iedzīvotāji arvien vairāk plāno pavadīt savas brīvdienas ārpus valsts, un sava ceļojuma plānošanu nodod tūrisma operatoru (turpmāk – operators) [1] rokās. Kādus datus var ievākt operatori un kāpēc tie nepieciešami, skaidrosim šajā #DVIskaidro rakstā.
Ceļojuma organizēšanas un noformēšanas process sastāv no vairākām datu apstrādēm, kur katrai nepieciešams piemērot atsevišķu mērķi, tiesisko pamatu, apstrādājamo datu veidus, kā arī nodrošināt, ka ievāktie dati tiks apstrādāti atbilstošu vai likumā noteiktu laika posmu. Jāievēro droša datu uzglabāšana un par šīm apstrādēm iepriekš un pēc pieprasījuma jāinformē datu subjekti jeb klienti, kuri plānojuši iegādāties pakalpojumu – kompleksu tūrisma pakalpojumu.
! Visbiežāk operatori pakalpojuma sniegšanas ietvaros personas datus nodos arī citām kompānijām, lai kā starpnieks reģistrētu klientu konkrētiem papildu pakalpojumiem, kas nav tieša ceļojuma plānošana. Ja personas dati tiek nodoti citai kompānijai, piemēram, viesnīcu administrācijai, operatoram ir pienākums pirms datu ievākšanas vai līguma aprakstā par to informēt klientu.
Kas ir datu apstrādes mērķis?
Datu apstrādes mērķis (nolūks) ir atbilde uz jautājumu Kāpēc? nepieciešama datu apstrāde. Mērķis var būt gan pārziņa patstāvīgi noteikts, gan likumā uzlikts pienākums datu apstrādei.
Kādi ir iespējamie datu apstrādes mērķi?
- Sākotnēji operators (pārzinis) datus ievāks, lai noslēgtu savstarpēju līgumu [2] ar personu par paša pakalpojuma sniegšanu, kurā iekļauj nosacījumus par līguma priekšmetu un pakalpojuma detaļām.
- Papildus personas dati operatoram var būt nepieciešami klienta vārdā veiktai biļešu rezervācijai, ne tikai lidojumiem vai cita veida braucieniem, bet arī, piemēram, naktsmītņu rezervācijai, lai nodotu šos datus citam pakalpojumu sniedzējam, piemēram, aviokompānijai.
- Personas dati tiks apstrādāti arī nolūkā sagatavot pakalpojuma rēķinu, kā arī saziņai ar klientu, rēķina un citu pakalpojuma dokumentu un informācijas nosūtīšanai vai paziņošanai.
- Datu apstrāde var notikt arī komerciālu paziņojumu sūtīšanas par citiem operatora piedāvātiem pakalpojumiem un aktualitātēm.
Kas ir tiesiskais pamats?
Katrai darbībai ar personas datiem jābūt pamatotai. Ceļojuma organizēšanas procesā pamatojums var būt klienta piekrišana, reizēm arī likuma prasību izpilde, tomēr lielākajā daļā gadījumu darbības pamatosies ar līguma izpildi. [3]
Kāds ir tiesiskais pamats datu apstrādei?
- Vienojoties par līguma noslēgšanu operatoram ar klientu (tūristu), tiek noslēgts līgums, kas arī ir tiesiskais pamats datu apstrādei. Šādā līgumā tiek iekļauti personu identificējoši un citi dati, bez kuru apstrādes līguma noslēgšana nebūtu iespējama. [4]
- Lai operators nodrošinātu visus līgumā norādītos pakalpojumus, kas saistīti ar klientu reģistrāciju citu pakalpojumu sniedzēju, piemēram, transporta pakalpojumu sniedzēju, naktsmītņu nodrošinātāju, ēdināšanas pakalpojumu sniedzēju u.c. pakalpojumu saņemšanai, datu apstrāde tiks veikta sākotnējā līguma vai papildus līguma ietvaros.
- Rēķina jeb attaisnojuma dokumentā iekļaujamā informācija ir noteikta Grāmatvedības likumā. [5] Tādējādi operatoram ir likumā noteikts pienākums apstrādāt datus noteiktā apjomā. [6]
- Lai operators praktiski spētu nodrošināt pakalpojumu, ne tikai nogādāt ceļotājus galamērķī, bet arī pirms ceļojuma informēt tos par ceļojuma plānu, izsūtītu rēķinu, ir nepieciešams apstrādāt datus. Šāda datu apstrāde pamatojama ar līguma izpildi [4], jo bez šādas datu apstrādes izpildīt līgumu jeb sniegt pakalpojumu nebūtu iespējams.
- Ja operators piedāvā klientam arī pirms vai pēc pakalpojuma saņemšanas, sūtīt tam komerciālus paziņojumus par tā aktuālajiem piedāvājumiem, atlaidēm vai jauniem pakalpojumiem, operatoram ir pienākums iegūt personas skaidru piekrišanu. [7]
Vairāk par piekrišanas kā tiesiskā pamata datu apstrādei īpašībām un piekrišanu komerciālu paziņojumu sūtīšanai varat lasīt Datu valsts inspekcijas #DVIskaidro rakstos “Vai personas piekrišana ir universāls tiesiskais pamats datu apstrādei?” un “Kam fiziskai personai ir jāpievērš uzmanība saņemot komerciālu paziņojumu?”.
Kādus personas datus operators var apstrādāt?
Vispirms operatoram ir jānodrošina, lai iegūto datu apjoms nepārsniegtu apjomu, kāds nepieciešams mērķa sasniegšanai.