Kad cilvēks izbeidz darba tiesiskās attiecības, var rasties jautājums – kas notiek ar viņa personas datiem, kuri ir bijušā darba devēja rīcībā? Šādā gadījumā bijušais darba devējs joprojām par šiem datiem ir atbildīgs (uzskatāms par pārzini). Līdz ar to viņam ir jānodrošina, ka tiek turpināta tikai tādu datu apstrāde, kurai ir tiesisks pamats arī pēc darba tiesisko attiecību beigām, savukārt pārējie dati ir jāizdzēš.
Šoreiz, apkopojot Inspekcijai biežāk uzdotos jautājumus, stāstām par bijušā darbinieka datu publisku pieejamību darba devēju tīmekļvietnēs, bijušo darbinieku kontaktinformācijas izmantošanu, kā arī darba pienākumu izpildes gaitā veiktās saziņas apstrādi.
Darba devēja publicētā informācija par darbinieku
Inspekcijā ik pa laikam saņemam sūdzības, ka darba devēji mēdz laikus neizdzēst publiski pieejamo informāciju par bijušo darbinieku no savas tīmekļvietnes. To varam uzskatīt par neatbilstošu datu apstrādi.
Maija ir pārtraukusi darba tiesiskās attiecības ar līdzšinējo darba devēju. Lai arī ar bijušo darba vietu Maiju vairs nekas nesaista, viņa konstatē, ka bijušās darba vietas tīmekļvietnē joprojām atrodama informācija, ka viņa pilda amata pienākumus šajā uzņēmumā – norādīts Maijas vārds, uzvārds, amats un kontaktinformācija.
Šādas informācijas pieejamība ne tikai maldina uzņēmuma klientus par darbinieku sastāvu, bet ar publicēšanu tiek veikta arī tāda personas datu apstrāde, kurai tiesiskais pamats bija tikai tad, kad darbinieks uzņēmumā strādāja. Izbeidzoties darba līgumam, šāda tiesiskā pamata vairs nav, tamdēļ informācija būtu jāizdzēš.
Darbinieka e-pasta deaktivizēšana
Maija, konstatējot, ka uzņēmuma tīmekļvietnē ir pieejama informācija par viņu, nolēma pārliecināties, vai viņas norādītais darba e-pasts maija.lapina@uznemums.lv, kas veidots no viņas vārda un uzvārda, joprojām ir aktīvs. Maija secināja, ka tas tiek joprojām izmantots, tajā saņemtos ziņojumus pāradresējot citam darbiniekam.
Bijušajam darba devējam (pamatojoties uz leģitīmajām interesēm) ir tiesības noteiktu laiku saglabāt bijušā darbinieka e-pasta adresi, lai nodrošinātu nepārtrauktu saziņu ar uzņēmuma klientiem (piemēram, pāradresējot e-pastus) un piekļuvi informācijai, kas ir būtiska uzņēmuma darbībai. Tomēr darba devējam ir skaidri jānosaka termiņš, cik ilgi šī e-pasta adrese tiks uzglabāta, un šī informācija jāiekļauj iekšējos normatīvajos aktos, ar kuriem jāiepazīstina darbinieki.
Cik ilgi saglabāt darbinieka e-pastu, visbiežāk būs atkarīgs no viņa amata pienākumiem. Piemēram, ja darbinieks ir regulāri sazinājies ar daudziem klientiem vai sadarbības partneriem, e-pastu var būt nepieciešams uzturēt ilgāk, lai visus informētu par izmaiņām. Savukārt, ja e-pasts tika izmantots mazāk, šo periodu var noteikt īsāku.
Bijušā darbinieka korespondence
Pēc darba tiesisko attiecību izbeigšanas Maija saņem zvanu no bijušā vadītāja, kurš vēlas saņemt paskaidrojumu par konkrētām vēstulēm, ko Maija nosūtījusi kolēģei no darba e-pasta, apspriežot kolektīvā valdošās nesaskaņas.
Lai arī darba devēji piešķir ierīces un izveido kontus darba pienākumu veikšanai, nereti darbinieki tomēr mēdz tos izmantot arī privātākai saziņai, piemēram, ar kolēģiem.
Darba devējiem, tostarp bijušajiem darba devējiem, ir jāatceras, ka darbinieks nezaudē savas tiesības uz privātuma un personas datu aizsardzību arī tad, kad veic darba pienākumus. Arī darba vietā cilvēkam ir tiesības uz privātās korespondences privātumu un konfidencialitātes respektēšanu.
Kā norādīts iepriekš, darba devējam var būt leģitīma interese noteiktu laikposmu saglabāt darbinieka e-pastu, lai nodrošinātu saziņu ar klientiem vai lai saglabātu tajā esošu informāciju, kas būtiska uzņēmuma darbībai. Tomēr tas nenozīmē, ka darba devējs var izmantot e-pastā atrodamo informāciju citiem nolūkiem. Šeit jāņem vērā nolūka ierobežojuma princips[1], kas paredz, ka turpmāku datu apstrādi neveic ar sākotnējiem nolūkiem nesavietojamā veidā. Vienkāršiem vārdiem sakot, darba devējs nedrīkst darba e-pastā atrasto privāta rakstura informāciju izmantot savās interesēs, piemēram, lai risinātu konfliktus.
Ja darba devējs pēc darba attiecību beigām saņem atpakaļ, piemēram, darbinieka izmantoto datoru vai viedtālruni, viņš var atklāt, ka tajā izmantoti privātie e-pasti vai citi saziņas kanāli. Ja darbinieks nav izlogojies no šiem kontiem, darba devējam nav tiesību piekļūt šai privātajai saziņai, neskatoties uz to, ka ierīce pieder viņam.
Lai jau laikus novērstu, ka pēc darba attiecību beigām darba devējs piekļūtu darbinieka privātajai sarakstei vai citai personīgai informācijai, darbinieks jau sākotnēji jāinformē, ka darba resursus privātiem mērķiem izmantot nedrīkst. Ja tas tomēr ir pieļaujams, darbiniekam būtu jānodala privātā informācija, piemēram, ievietojot to atsevišķā mapē ar skaidru norādi, ka tā ir privāta.
ATGĀDINĀM! Ja konstatējat, ka bijušais darba devējs pēc darba attiecību izbeigšanas turpina apstrādāt jūsu personas datus, un šķiet, ka tas notiek bez atbilstoša tiesiska pamata, jums ir tiesības pieprasīt skaidrojumu par to un lūgt pārtraukt šo datu apstrādi. Ja darba devējs neievēro Datu regulas prasības un nereaģē uz jūsu pieprasījumu, varat iesniegt sūdzību Datu valsts inspekcijā.
Vairāk aicinām lasīt Inspekcijas sagatavotajā skaidrojumā #DVIskaidro “Kā īstenot datu subjekta tiesības vēršoties pie pārziņa?” (https://www.dvi.gov.lv/lv/jaunums/dviskaidro-DST)
Būsim pateicīgi, ja skaidrojuma kvalitātes novērtēšanas nolūkos aizpildīsiet šo aptauju - https://www.visidati.lv/aptauja/2103231148/, tai skaitā norādot uz skaidrojumiem, kādi vēl nepieciešami par datu aizsardzības jautājumiem.
[1] Datu regulas 5. panta 1.punkta b) apakšpunkts