Ministru kabineta 2021.gada 28.septembra noteikumi Nr. 662 "Epidemioloģiskās drošības pasākumi Covid-19 infekcijas izplatības ierobežošanai" (turpmāk – Noteikumi Nr. 662) un Ministru kabineta 2021.gada 9.oktobra rīkojums "Par ārkārtējās situācijas izsludināšanu” (turpmāk - Rīkojums) nosaka, ka koledžās un augstskolās studējošie mācības klātienē var apmeklēt tikai tad, ja studējošiem ir derīgs sadarbspējīgs vakcinācijas vai pārslimošanas pret Covid-19 sertifikāts[1] (turpmāk – sertifikāts).
Šajā sakarā ir aktualizējies jautājums, kā koledžām un augstskolām veikt studējošo sertifikātu apstrādi, lai tā būtu tiesiska no personas datu apstrādes viedokļa.
Lai atvieglotu sertifikāta pārbaudi un nekavētu studiju procesa īstenošanu, augstākās izglītības iestādes lūdz studējošajiem brīvprātīgi augšupielādēt savu sertifikātu augstākās izglītības iestādei piederošā informācijas sistēmā vai nosūtīt to uz e-pasta adresi (piemēram, no studējošam piešķirtās e-pasta adreses uz augstākās izglītības iestādes e-pasta adresi).
Būtiski ir ņemt vērā dažus aspektus: (1) Noteikumu Nr.662 104.1.3.punkts paredz, ka studējošais sertifikātu uzrāda atbildīgajai personai par izglītības procesa īstenošanu un (2) sertifikāta darbību var apturēt uz 11 dienām no pirmā pozitīvā testa, kopš personai tiek apstiprināta Covid-19 infekcija, saņemšanas brīža.
Ņemot vērā iepriekš minēto, augstākai izglītības iestādei neatkarīgi no atzīmes veikšanas (piefiksēšanas, vai studējošais atbilst/neatbilst epidemioloģiski drošai izglītības ieguvei) nepieciešams veikt regulāras atkārtotas pārbaudes sertifikāta derīguma noteikšanai, jo sertifikāta pārbaude uz konkrētā semestra sākumu nenodrošina, ka sertifikāts būs derīgs visu klātienes apmācības periodu.
Ja personas datu apstrādes mērķis jau sākotnēji nav sasniedzams ar plānoto personas datu apstrādi, secināms, ka plānotā personas datu apstrāde tiek veikta lielākā apjomā kā tas nepieciešams mērķa sasniegšanai, pārkāpjot Vispārīgās datu aizsardzības regulas (turpmāk – Regula) 5.panta 1.punkta c) apakšpunktā noteikto personas datu apstrādes “datu minimizācijas” principu.
Izvērtējot Noteikumos Nr.662 un Rīkojumā noteikto, koledžām un augstskolām ir uzdots pienākums apstrādāt studējošo veselības datus – sertifikāta esamību un derīguma termiņu.
Turklāt, vērtējot tiesisko pamatu minētajai apstrādei - veicot sertifikātu pārbaudi, lai nodrošinātu epidemioloģiski drošu klātienes izglītības procesu - piemērojams Regulas 6.panta 1.punkta e) apakšpunkts (apstrāde ir vajadzīga, lai izpildītu uzdevumu, ko veic sabiedrības interesēs, apstrādes nolūku nosakot tiesību aktos) un Regulas 9.panta 2.punkta i) apakšpunkts (apstrāde ir vajadzīga sabiedrības interešu dēļ sabiedrības veselības jomā – aizsardzībai pret nopietniem pārrobežu draudiem veselībai vai augstu kvalitātes un drošības standartu nodrošināšana).
Neskatoties uz tiesiskā pamata esamību, koledžām un augstskolām ir obligāts pienākums nodrošināt arī citu Regulas prasību ievērošana, tai skaitā Regulas 5.panta principu ievērošana, kā arī jāsniedz studējošiem nepieciešamo informāciju atbilstoši Regulas 13.pantam, jāievieš tehniskus un organizatoriskos pasākumus, kas nepieciešami datu aizsardzībai, personas datu apstrāde jāveic tikai tādā apjomā, kā tas ir nepieciešams likumīga un godprātīga personas datu apstrādes nolūka sasniegšanai, kā arī ievērojot to, ka tiek apstrādāts liela apjoma īpašu personas datu kategorijas par studējošajiem, atbilstoši Regulas 35.pantam jāveic novērtējums par ietekmi uz datu aizsardzību.
Kā labāk veikt sertifikāta pārbaudi?
Noteikumu Nr. 622 anotācijā norādīts, ka “izglītības iestāde šī procesa efektivizēšanas nolūkos ir tiesīga veidot sarakstus ar izglītojamiem, kuri ir atbilstoši attiecīgajai prasībai par sadarbspējīga vakcinācijas vai pārslimošanas sertifikāta esību. Minētās prasības attiecas arī uz koledžu un augstskolu”.
Koledža un augstskola drīkst:
- Lūgt uzrādīt sertifikātu klātienē, piemēram, var lūgt uzrādīt tikai sertifikāta unikālo QR kodu (.jpg);
- Ja nav iespējams uzrādīt klātienē, tad ir jāvērtē alternatīvas tā, lai tiktu sasniegts mērķis un pēc iespējas mazāk apstrādāti personas dati;
- Veidot uzskaiti tikai par tiem studējošiem, kuri iegūst augstāko izglītību klātienē. Ja studējošais augstāko izglītību iegūst attālināti, nav pamata prasīt studējošā atbilstību Noteikumu Nr.662 kritērijiem.
- Uzdot studējošiem, kuri iegūst augstāko izglītību klātienē, informēt atbildīgas personas, ja studējošā statuss mainās un viņš vairāk neatbilst Noteikumu Nr.662 kritērijiem.
Koledža un augstskola nedrīkst:
- Kopēt vai pārrakstīt sertifikātā iekļauto informāciju.
- Sertifikāta elektroniska sūtīšana uz e-pastu vai ielādēšana sistēmā nevar būt pienākums;
- Glabāt informāciju par konkrēto studējošo ilgāk nekā nepieciešams nolūka (mērķa) sasniegšanai. Piemēram, ņemot vērā, ka informācija strauji mainās, koledža un augstskola var reizi mēnesī atjaunināt informāciju, dzēšot iepriekšējo sarakstu un dzēst pēdējo sarakstu, kad epidemioloģiskie ierobežojumi nepastāvēs.
! Koledžām un augstskolām nav pamats pieprasīt visiem studējošiem, lai tie iesniedz savu sertifikātu, Noteikumu Nr.662 nosacījumi attiecas tikai uz dalību klātienes izglītības iegūšanai, līdz ar to jāvērtē, kuriem studentiem nepieciešams uzradīt sertifikātu, bet kuriem nē.
!! Ja dati tiek pieprasīti elektroniski, veidam, kā tiek iegūts sertifikāts, ir jābūt tehniski drošam un to nodrošina augstākās izglītības iestāde. E-pasts nav drošākais informācijas apmaiņas veids.
!!! Augstskolām un koledžām ir pienākums noteikt konkrētu personas datu apstrādes glabāšanas termiņu.
Ja augstākās izglītības iestāde nenodrošina atbilstību iepriekš minētajām prasībām, tad šādu apstrādi nevar uzskatīt par tiesisku no personas datu aizsardzības viedokļa.
Noteikumi Nr.662 neparedz obligātu rakstisku atbilstības kritērijiem uzskaiti (žurnālā vai informācijas sistēmā). Līdz ar to ir iespējams veikt pārbaudi atbilstības kritērijiem uz vietas, katru reizi uzrādot sertifikātu, neveicot rakstisku personas datu apstrādi (no augstākās izglītības iestādes puses). Šādos gadījumos uz tādu personas datu apstrādi nebūs attiecināmas Regulas prasības, jo uzskaite kartotēkas veidā vai elektroniski nebūs veikta.
[1] Personas, kurām ir klīniskās universitātes slimnīcas konsīlija lēmums par personas vakcinācijas atlikšanu uz noteiktu laiku, līdz pilna vakcinācijas kursa pabeigšanai studiju procesā piedalās tikai attālināti (Rīkojuma 5.34. punkts).