Meklējot sev darbinieku un vērtējot pretendentu atbilstību, uzņēmumi un iestādes var saskarties arī ar tādiem personas datiem, kuriem to sensitivitātes dēļ noteikta īpaša aizsardzība.[1] Šādus personas datus aizliegts apstrādāt, ja vien nepastāv atsevišķi izņēmumi.[2] Par šādiem – īpašu kategoriju[3] - datiem saskaņā ar Datu regulu uzskatāmi, piemēram, dati par cilvēka veselību, tautību vai dalību arodbiedrībās. Papildu darba devējiem jāņem vērā, ka īpaši noteikumi paredzēti arī datu apstrādē par personas sodāmību un pārkāpumiem.[4]
Vienlaikus personāla atlasē jāvadās no Darba likumā noteiktajiem ierobežojumiem, kas aizliedz darba devējam iegūt un tālāk apstrādāt konkrētu kategoriju personas datus. Piemēram, darba intervijā ir aizliegts uzdot jautājumus, kas neattiecas uz veicamo darbu, nav saistīti ar piemērotību darbam un ir diskriminējoši, piemēram, par personas ģimenes stāvokli, reliģisko pārliecību, piederību pie kādas politiskas partijas.[5]
Arī gadījumos, kad darba devējs nav prasījis šāda veida informāciju, taču pretendents sensitīvu informāciju ir iekļāvis iesūtītajos dokumentos vai par to informējis citos veidos, darba devējs nav tiesīgs to izmantot pretendentu vērtēšanas procesā. Tāpat arī viņš nav tiesīgs veikt tālākas apstrādes ar konkrētajiem datiem (piemēram, fiksēt un glabāt tos uzņēmuma pārvaldītos reģistros), ja vien nav piemērojams kāds no datu apstrādes tiesiskajiem pamatiem.
Jāņem vērā, ka ir aizliegts apstrādāt īpašu kategoriju personas datus, ja nepastāv kāds no Datu regulas 9. pantā norādītajiem pamatojumiem (izņēmumiem). Vienlaikus, tāpat kā jebkurai citai personas datu apstrādei, arī šādu datu apstrādei papildus ir jāpiemēro vismaz viens no Datu regulas 6. pantā noteiktajiem tiesiskajiem pamatiem. Atbilstošs izņēmums īpašu kategoriju datu apstrādei personāla atlases procesā (ja apstrāde tiek veikta veidā, kas ietilpst Datu regulas tvērumā[6]) ir izņēmums, kurš nosaka, ka apstrāde ir vajadzīga nodarbinātības, sociālā nodrošinājuma un sociālās aizsardzības tiesību jomā (saskaņā ar Eiropas Savienības vai Latvijas tiesību aktiem) [7]. Savukārt atbilstoši Datu regulas 6. pantam šāda apstrāde var tikt veikta, pamatojoties uz juridisku pienākumu, līguma noslēgšanu un izpildi, kā arī darba devēja kā pārziņa leģitīmajām interesēm.
Veselības dati
Darba likums paredz, ka pretendentam ir pienākums sniegt informāciju darba devējam par savu veselības stāvokli, ciktāl tai ir būtiska nozīme darba līguma noslēgšanā un paredzētā darba veikšanā.[8] Tāpat noteikts, ka darba devējs var pieprasīt, lai pretendents veic veselības pārbaudi, kas ļautu pārliecināties par viņa piemērotību paredzētā darba veikšanai.[9] Tas nozīmē, ka darba devējs atlases procesā var pieprasīt uzrādīt veselības stāvokli apliecinošas izziņas un tālāk apstrādāt šo informāciju tad, ja ar veselības stāvokli saistītas prasības konkrētajam amatam noteiktas normatīvajos aktos vai gadījumā, ja no personas veselības stāvokļa ir atkarīga personas spēja sekmīgi veikt kādu specifisku darbu un līdz ar to izpildīt darba līgumā noteiktos pienākumus.
Piemēram, normatīvie akti nosaka, ka tiek veikta plaša Ieslodzījuma vietu pārvaldes amatpersonu amata kandidātu veselības datu apstrāde, ja persona vēlas stāties dienestā.[10]
Par nesamērīgu un nepamatotu datu apstrādi būtu uzskatāma tādas informācijas pieprasīšana, kas ļautu darba devējam pārliecināties, cik bieži pretendents, kurš pieteicies uz klientu konsultanta amatu, slimojis pēdējā gada laikā, jo tas nav cieši saistīts ar konkrēta amata būtību.
Dati par personas sodāmību vai pārkāpumiem
Par nepieļaujamiem atlases procesā visbiežāk uzskatāmi arī jautājumi par personas sodāmību, taču vienlaikus Darba likumā paredzēts izņēmums, ka šādu informāciju darba devējs var gūt, ja tam attiecībā uz veicamo darbu varētu būt būtiska nozīme. Savukārt Datu regula nosaka, ka šādu personas datu apstrādi veic tikai oficiālas iestādes kontrolē vai tad, ja apstrādi atļauj Savienības vai dalībvalsts tiesību akti[11].
Jāņem vērā, ka vairākiem amatiem normatīvajos aktos noteikts liegums tajos iecelt personas, kas ir sodītas par noziedzīgu nodarījumu izdarīšanu, līdz ar to šādas informācijas apstrāde darba devējam jāveic, pildot juridisku pienākumu.
Piemēram, ierobežojumi dažādiem kredītiestādē ieņemamiem amatiem noteikti Kredītiestāžu likumā[12], tāpat arī Izglītības likums nosaka, ka par pedagogu nevar strādāt persona, kas sodīta par tīša noziedzīga nodarījuma izdarīšanu[13].
Tāpat datus par sodāmību var būt nepieciešams iegūt, ja sodāmība var ierobežot personas pieejamību informācijai, piemēram, valsts noslēpumam[14], vai darba veikšanai nepieciešams iegūt dažādas speciālas atļaujas, piemēram, ieroča nēsāšanas atļauju[15].
Gadījumā, ja darba devējam atbilstoši normatīvajiem aktiem, pieņemot personu darbā vai dienestā, ir pienākums pārbaudīt ziņas par personas sodāmību, darba devējs, norādot uz šo tiesisko pamatu ir tiesīgs pats pieprasīt un saņemt ziņas no Sodu reģistra[16].
[1] Datu regulas 51. apsvērums
[2] Datu regulas 9. panta 1.punkts
[3] Plašāk par īpašu kategoriju personas datiem aicinām lasīt Inspekcijas sagatavotajā skaidrojumā #DVIskaidro “Kas ir īpašu kategoriju jeb sensitīvi personas dati?” (Pieejams: https://www.dvi.gov.lv/lv/jaunums/dviskaidro-16122022)
[4] Datu regulas 10. pants
[5] Darba likuma 33. panta otrā daļa
[6] Datu regulas 2. panta 2. punkts
[7] Datu regulas 9. panta 2. punkta b) apakšpunkts
[8] Darba likuma 33. panta ceturtā daļa
[9] Darba likuma 36. panta pirmā daļa
[10] Ministru kabineta 2006. gada 21. novembra noteikumi Nr. 970 "Noteikumi par Iekšlietu ministrijas sistēmas iestāžu un Ieslodzījuma vietu pārvaldes amatpersonām ar speciālajām dienesta pakāpēm un amatpersonu amata kandidātiem nepieciešamo veselības stāvokli un psiholoģiskajām īpašībām un veselības stāvokļa un psiholoģisko īpašību pārbaudes kārtību"
[11] Datu regulas 10. pants
[12] Kredītiestāžu likuma 25. panta pirmā daļa
[13] Izglītības likuma 50. panta pirmās daļas 1. punkts
[14] Likuma "Par valsts noslēpumu" 9. panta trešās daļas 3. punkts
[15] Ieroču likuma 23. panta 1. punkts
[16]Sodu reģistra likuma 19. panta pirmās daļas 7. punkts