Pēdējo gadu laikā arvien biežāk jauni darba līgumi tiek sagatavoti un parakstīti attālināti, potenciālais darba devējs lūdz topošo darbinieku atsūtīt personu apliecinošu dokumentu (fotoattēlu) elektroniskajā pastā, jo klātienes līguma parakstīšana nenotiks, līdz ar ko arī darbinieka identificēšana klātienē netiks veikta. Līdzīgi ir ar citām attālinātām vienošanām, kur viena puse lūdz otrai atsūtīt personu apliecinoša dokumenta kopiju, lai tādā veidā identificētu personu.
Vienīgie personu apliecinošo dokumentu veidi Latvijā ir pase un personas apliecība (ID karte). [1] Personu apliecinošu dokumentu kopēšana, šo kopiju iegūšana un nodošana ir klasificējama kā personas datu apstrāde brīdī, kad informācija no šīm kopijām tiek uzkrāta atlasāmā veidā vai arī, ja šis dokuments tiek uzglabāts tādā veidā, lai to pēc, piemēram, personas vārda un uzvārda varētu atrast informācijas sistēmā vai kartotēkā.
Skaidrojumā sniegtā informācija ir attiecināma uz personu apliecinošu dokumentu fotogrāfijām, kopijām, iegūtām ar kopētāju, vai skenēšanas rezultātā iegūtiem failiem.
Kādos gadījumos var rīkoties ar personu apliecinošu dokumentu?
Pamatā tiesības rīkoties ar personu apliecinošu dokumentu ir skaidri noteiktas normatīvajos aktos. Piemēram, bankai ir tiesības izgatavot un glabāt jaunā klienta pases kopiju, kad tas ir ieradies atvērt jaunu norēķinu kontu. [2] Savukārt augstskola, izveidojot studējošā personas lietu, ievieto tajā arī personu apliecinoša dokumenta kopiju. [3] Tomēr esam saņēmuši arī gadījumu aprakstus, kur pasākumu rīkotāji, nenotikuša pasākuma rezultātā, kad biļešu īpašnieks vēlas atgūt naudu par iegādāto biļeti, pieprasa tiem iesniegt personu apliecinoša dokumenta kopiju, lai personu identificētu. Šajā situācijā datu apstrāde, iegūstot un uzglabājot pases kopijas, nav atbilstoša.
Citos gadījumos, kad nepieciešams identificēt personu, šāds mērķis var būt izpildāms, vienīgi uzrādot personu apliecinošu dokumentu klātienē un salīdzinot to ar organizācijas rīcībā esošajiem personas datiem vai arī pierakstot tos – šādā gadījumā personu apliecinoša dokumenta kopijas iegūšana nebūs pamatota.
Tātad - vai pases kopiju var sūtīt e-pastā?
Ievērojot to, ka attālināta personas identificēšana var būt sarežģītāka, nekā klātienes, potenciālie darba devēji (un citas organizācijas) var saskarties ar grūtībām identificēt fiziskās personas jeb pārliecināties, ka persona, ar kuru tiek slēgts līgums, ir tā pati persona, izpildīs līguma nosacījumus. Šādos gadījumos organizācijas izvēlas identificēt personu, lūdzot tai atsūtīt, piemēram, pases attēlu, arī lai iegūtu nepieciešamo informāciju līguma aizpildīšanai. Tomēr personas identitātes apliecināšana notiek vienīgi uzrādot dokumenta oriģinālu, un personu apliecinošā dokumenta kopijas uzrādīšana neapliecina personas identitāti pat, ja šī kopija ir apliecināta notariāli. [4] Tādējādi organizācijai ir jāmeklē cits tiesisks veids, kā apliecināt personas identitāti, piemēram, izmantojot atbilstošus autentifikācijas rīkus vai drošu elektronisko parakstu. Pārējo informāciju, kura, piemēram, Darba likumā norādīta kā iekļaujama darba līgumā [5], pats potenciālais darbinieks var sūtīt elektroniskā (e-pastā vai citā drošā saziņas kanālā un formā) formātā bez personu apliecinoša dokumenta attēla.
Turklāt arī gadījumos, kad ārējā normatīvā aktā ir noteiktas tiesības vai pienākums iegūt personu apliecinoša dokumenta kopiju, tā ir iegūstama tikai pēc dokumenta oriģināla apskates un personas identificēšanas, to uzrādot.
Jebkurā gadījumā, organizācijai potenciālo darba ņēmēju vai citu līgumslēdzēja pusi jāinformē, kāpēc šie dati tiek pieprasīti. [6] Ja pamatojums, kāpēc konkrētie dati tiks apstrādāti un ir nepieciešami, netiek sniegts, tad varat atteikties no šāda lūguma izpildīšanas.
