Pasākumu sezonai esot pilnā plaukumā, esam sagatavojuši praktiskus ieteikumus pasākumu organizētājiem, kā būt līdzsvarā ar pasākumu apmeklētāju interesēm un gaidām, veicot datu apstrādi publiska pasākuma laikā.
Pasākuma laikā veikta fotogrāfiju un video uzņemšana, to tālākā glabāšana un publicēšana ir datu apstrāde Datu regulas izpratnē. [1] Savukārt pasākuma organizētājs, kas, veicot šo datu apstrādi, ir nolēmis pasākumu iemūžināt dažādos veidos, ir uzskatāms par pārzini. [2]
Kas jāievēro pasākuma organizatoriem?
Vispirms ir jānosaka mērķis, kādēļ tiek fotografēts vai filmēts, pēc tam - jāpiemēro atbilstošs tiesiskais pamats. [3] Tālāk jāpievērš uzmanība Datu regulas principiem [4] un pasākuma apmeklētāju informēšanas pienākumam [5].
Kāds ir mērķis?
Kad pasākuma organizēšanas procesā ir nolemts veikt pasākuma iemūžināšanu dažādos veidos un formātos, jāsaprot, kāpēc tas tiek darīts. Parasti, lai informētu Latvijas un citu pasaules valstu iedzīvotājus par šādu pasākumu, popularizētu māksliniekus vai pasākuma organizētājus. Ja pasākumu organizē valsts vai pašvaldības iestādes, nevalstiskās organizācijas, tad iespējams nolūks ir arī sabiedrības informēšana par organizētajiem pasākumiem sabiedrības interesēs.
Konkrēts, atbilstošs tiesiskais pamats.
Konkrētajā gadījumā Datu valsts inspekcija identificē divus iespējamos tiesiskos pamatus.
Likumīgās intereses
Kā atbilstošs tiesiskais pamats šādai datu apstrādei visbiežāk tiek noteikts pārziņa leģitīmo interešu īstenošana [6], kas nozīmē, ka pasākuma organizētājam ir jāpievērš uzmanība savu un pasākuma apmeklētāju interešu līdzsvarošanai – jāizvērtē savs ieguvums un tam pretī jānostāda iespējamās pasākuma apmeklētāju gaidas un zaudējumi, un riski, ja, piemēram, fotogrāfijas un video tiks publicēti ikvienam pieejamā vietā – tīmeklī.
Sabiedrības intereses
Valsts un pašvaldību iestādes, nevalstiskās organizācijas, datu apstrādes procesu var balstīt uz sabiedrības interesēm par organizētajiem pasākumiem (Datu regulas 6.panta 1.punkta e) apakšpunkts).
Skaidrojam, ka organizācijai, veicot pasākuma apmeklētāju datu apstrādi, lai izpildītu organizācijas uzdevumus, kurus veic sabiedrības interesēs, kā arī īstenojot organizācijai likumīgi piešķirtās oficiālās pilnvaras (tai skaitā, piemēram, saņemot finansējumu, no valsts vai pašvaldības), līdzīgi kā piemērojot leģitīmās intereses, ir jāveic pasākuma apmeklētāju privātuma aizskāruma līdzsvarošana un vērtēšana.
Pasākuma organizētāja – pasākuma apmeklētāja interešu līdzsvarošana
Pasākuma organizatoram ir nepieciešams izvērtēt pasākuma organizētāja/sabiedrības kopējo ieguvumu, piemēram, iespēju atskaitīties par pasākuma norises gaitu attiecībā pret apmeklētāju tiesībām uz privātās dzīves neaizskaramību (netikt publicētam pasākuma organizētāja sociālajos tīklos, tīmekļa vietnē vai citos publiskos kontaktos) vai pasākuma organizētāja komercdarbības veicināšana. Ja organizatora/sabiedrības kopējais ieguvums ir lielāks nekā iespējamais privātuma aizskārums pasākuma apmeklētājiem, tad šāda datu apstrāde ir atļauta. [9]
Ņem vērā, ja pasākuma apmeklētājs pēc fotogrāfiju vai video publicēšanas sociālos tīklos, tīmekļa vietnē vai citā publiskā vietā, lūdz izņemt kādu konkrētu materiālu, nepieciešams izvērtēt un, ja iespējams, izpildīt šādu lūgumu, vienlaikus ne vēlāk kā mēneša laikā informējot pasākuma apmeklētāju par paveikto darbību [7].
Kā īstenot apmeklētāju informēšanu par datu apstrādi?
Ja pasākuma laikā tiks veikta apmeklētāju fotografēšana un filmēšana, organizatoram jāinformē pasākuma apmeklētāji par datiem, kuri tiks ievākti pasākuma laikā un kā tie tiks apstrādāti tālāk. Informācija, kura ir sniedzama uzsākot personas datu apstrādi, ir norādīta Datu regulas 13.pantā. Tai skaitā – kas atbild par šo datu apstrādi, kam šie dati (fotogrāfijas, video) tiks nodoti, kā rīkoties, ja persona vēlas, lai tās fotogrāfiju dzēš un ne mazāk būtiski – kādam mērķim tas tiek veikts.
Datu valsts inspekcija iesaka šo informāciju publicēt pasākuma organizatora mājaslapā (piemēram, Privātuma politikā), ja iespējams, biļešu tirdzniecības vietās, pasākuma norises vietā. Saīsinātā veidā šī informācija norādāma uz afišām, biļetēm, pie ieejas teritorijā, kur iespējams izmantot Datu valsts inspekcijas informatīvās zīmes paraugu [8].
Ko nedarīt pasākuma organizētājam?
- Pie biļešu iegādes norādīt, ka, nopērkot biļeti, persona piekrīt fotogrāfiju uzņemšanai un publicēšanai pasākuma laikā;
- Neiekļaut informatīvajā zīmē “Apmeklējot pasākumu piekrītu fotogrāfiju un video uzņemšanai un publicēšanai”;
- Nereaģēt uz pasākuma apmeklētāja lūgumu izņemt fotogrāfiju, kurā persona redzama, no interneta vides.
Kas jāpaveic pasākuma organizētājam?
- Ja pasākumā darbojas fotogrāfi, nolīgtas kompānijas (apstrādātāji), ar tiem jāvienojas par pasākuma laikā veiktas datu apstrādes mērķi un nosacījumiem atbilstoši Datu regulas 28.pantam;
- Izstrādāt procedūru, kādā pasākuma apmeklētājs var iebilst, lai viņa fotogrāfija netiktu publicēta internetā; informēt par šo procedūru pasākuma apmeklētāju;
- Izvietot atbilstošas informatīvās zīmes par fotogrāfiju un video uzņemšanu pasākuma laikā.
Kopumā datu apstrāde pasākumos balstās uz savstarpēju uzticību papildus datu apstrādes nosacījumiem, jo apmeklētājam būtu jārēķinās, ka šādos pasākumos datu apstrāde notiks (jo īpaši iepazīstoties ar publicētu informāciju par datu apstrādi pasākuma laikā), savukārt pasākuma organizētājs, ievērojot godprātības principu, nepublicēs apkaunojošas fotogrāfijas ar pasākuma apmeklētājiem.
Ko ņemt vērā publiska pasākuma apmeklētājiem?
Publisko pasākumu apmeklētājus attiecībā uz publicitāti varētu iedalīt trīs kategorijās – personas, kurām patīk sociāli aktīva dzīve un šīs dzīves atspoguļošana sociālajos tīklos, personas, kuras netiecas uz iekļūšanu kameras objektīva redzeslokā, tomēr neiebilst, ja tomēr šāda fotogrāfija ir padarīta publiska, un personas, kuras ir ieradušās izbaudīt pasākumu, bet nevēlas iekļūt sociālo tīklu publikācijās.
- rēķinies, ka pasākuma laikā tiks uzņemti video un foto materiāli, kuri ļoti iespējams tiks publicēti pasākumu organizētāju sociālajos tīklos, mājas lapās u.c. publiskās vietnēs;
- pirms pasākuma apmeklēšanas iepazīsties ar pasākuma rīkotāja sniegto informāciju par datu apstrādi pasākumā un kur iegūtie personas dati (fotogrāfijas un video, kas satur identificējamu fizisku personu sejas) tiks publicēti;
- ja informācija par datu apstrādi nav publiskota, jautā pasākuma rīkotājam, kur to iegūt un kā iebilst pret savu datu apstrādi, ja publicētā fotogrāfija rada neērtības;
- ja ar savu viedo ierīci vai fotoaparātu uzņem foto vai video, ņem vērā, ka kāds no pasākuma apmeklētājiem var nevēlēties redzēt savu ierašanos uz pasākumu sociālajos tīklos – respektē citu apmeklētāju vēlmi palikt ārpus sociālo tīklu un interneta vides;
- ja vēlies iegūto materiālu publicēt internetā – pārliecinies, ka tajā nav redzamas svešas personas, kuras nav devušas piekrišanu savu fotoattēlu publicēšanai, tomēr, ja gadījies šādu fotogrāfiju publicēt, pēc personas (datu subjekta) lūguma to izdzēs.
INFORMATĪVĀS ATSAUCES:
[1] “apstrāde” ir jebkura ar personas datiem vai personas datu kopumiem veikta darbība vai darbību kopums, ko veic ar vai bez automatizētiem līdzekļiem, piemēram, vākšana, reģistrācija, organizēšana, strukturēšana, glabāšana, pielāgošana vai pārveidošana, atgūšana, aplūkošana, izmantošana, izpaušana, nosūtot, izplatot vai citādi darot tos pieejamus, saskaņošana vai kombinēšana, ierobežošana, dzēšana vai iznīcināšana; Datu regulas 4.panta 2.punkts.
[2] “pārzinis” ir fiziska vai juridiska persona, publiska iestāde, aģentūra vai cita struktūra, kas viena pati vai kopīgi ar citām nosaka personas datu apstrādes nolūkus un līdzekļus; ja šādas apstrādes nolūkus un līdzekļus nosaka ar Savienības vai dalībvalsts tiesību aktiem, pārzini vai tā iecelšanas konkrētos kritērijus var paredzēt Savienības vai
dalībvalsts tiesību aktos. Datu regulas 4.panta 7.punkts.
[3] Datu regulas 6.panta 1.punkts.
[4] Datu regulas 5.pants.
[5] Datu regulas 13.pants.
[6] Datu regulas 6.panta 1.punkta f) apakšpunkts.
[7] Datu regulas 12.panta 3.punkts
[8] Informatīvās zīmes paraugs pieejams dvi.gov.lv/lv/dvi.
[9] Datu regulas 6.panta 1.punkta e) apakšpunkts