Kopš 2021.gada 21.oktobra, lai apturētu straujo Covid-19 infekcijas izplatību, darba devējiem bija pienākums nodrošināt, ka visi darbinieki, kuri darba pienākumus veic klātienē, neatkarīgi no sadarbspējīga sertifikāta esamības, ierodoties darba vietā, rakstveidā apliecina, ka tiem nav Covid-19 infekcijas saslimšanas pazīmes vai nav jāievēro izolācija, mājas karantīna vai pašizolācija.
Sākot ar 1.martu, apliecinājums par darbinieka veselības stāvokļa atbilstību, lai veiktu darba pienākumus klātienē, darba devējiem vairs nav jāiegūst.
Datu valsts inspekcija skaidro, ka, līdz ar grozījumiem normatīvajā regulējumā, darba devējiem vairs nav jāpieprasa rakstveida apliecinājums un nav tiesiskā pamata, lai, glabātu iegūto informāciju.
Apliecinājumu par darbinieka veselības stāvokli iegūšanu, darba devēji organizēja dažādi, piemēram:
- atsevišķā veidlapā katram darbiniekam – ierakstot darbinieka vārdu, uzvārdu, veicot nepieciešamās atzīmes un parakstoties;
- parakstu veidlapā, kur norādīti minētie nosacījumi – pretī savam vārdam un uzvārdam parakstās vairāki darbinieki;
- elektroniska veidlapa tiešsaistē vai iesūtot veidlapu uz darba devēja elektroniskā pasta adresi.
Neatkarīgi no apliecinājuma iegūšanas veida, darba devējam jāievēro datu apstrādes pamatprincipi – tai skaitā glabāt iegūtos datus tikai noteiktā mērķa sasniegšanai, kā arī nodrošināt, ka informācijai piekļūst ierobežots personu loks.
Ņemot vērā minēto, aicinām savlaicīgi izvērtēt iespējas un nodrošināt, ka apliecinājumi, kuri iegūti laika periodā no 21.10.2021. līdz 28.02.2022. tiktu iznīcināti 1.martā, ņemot vērā veidu, kādā tie bija iegūti.
Piemēram:
- Ja apliecinājumi iegūti papīrformātā – neizmest tos atkritumu tvertnē, bet nodrošināt, ka apliecinājumi tiek sagriezti, piemēram, papīra smalcinātājā.
- Ja apliecinājumi iegūti elektroniski e-pastā – nodrošināt, ka tiek izdzēsti visi saņemtie un nosūtītie e-pasti, kas satur minēto informāciju, tai skaitā – “atkritnē” esošos e-pastus, jo noteiktu laiku tie saglabājas.
- Ja apliecinājumi iegūti elektroniski, aizpildot elektronisku formu vai informācijas vadības sistēmā – darba devējam ir jānodrošina, ka minētā informācija tiek dzēsta ievērojot sistēmas uzstādījumus, tai skaitā, pārliecinoties, ka informācija neuzkrājas serveros (datu rezerves kopās, kuras var atjaunot pēc nepieciešamības).
Darbinieku ievērībai – ja darba devējs pēc 01.03.2022. turpina pieprasīt apliecinājuma par veselības stāvokli iesniegšanu – darbiniekam ir tiesības atteikties no šāda apliecinājuma iesniegšanas, pamatojoties uz to, ka normatīvais regulējums šādu prasību vairs neparedz.