Turpinām stāstu par Datiņu ģimeni! Jānis Datiņš, kurš nesen atvēris savu trenažieru zāli, tagad plāno organizēt oficiālo zāles atklāšanas pasākumu. Uz pasākumu plānots aicināt dažādus viesus, gan sabiedrībā pazīstamus cilvēkus, gan citus potenciālos klientus. Megija bieži apmeklē dažādus pasākumus, un, tā kā Datiņu ģimene rūpīgi raugās uz privātumu un apzinās datu aizsardzības nozīmi, arī Megija ir kārtīgi izpētījusi, kā dažādi pasākumu organizatori rīkojas ar viņas attēliem. Jānis nolēmis pārrunāt ar meitu, vai varēs visas pasākumā uzņemtās bildes publicēt mājaslapā.
Megija labprāt iesaistās Jāņa sporta zāles atklāšanas pasākuma organizēšanā. Ņemot vērā Megijas zināšanas, šie praktiskie ieteikumi noderēs arī citiem pasākumu organizētājiem.
Pasākuma laikā veikta fotogrāfiju un video uzņemšana, to tālāka glabāšana un publicēšana uzņēmuma mājaslapā ir datu apstrāde Datu regulas izpratnē.
Megija skaidro, ka brīdī, kad pasākuma organizēšanas procesā ir nolemts veikt pasākuma iemūžināšanu dažādos veidos un formātos, jāsaprot arī mērķis, kāpēc vēlas pasākumu iemūžināt. Lielākoties uzņēmēji fotografē, filmē un publicē pasākuma video un attēlus, lai informētu Latvijas un citu pasaules valstu iedzīvotājus par šādu pasākumu, popularizētu konkrēto pakalpojumu vai preci, kā arī pasākuma organizētāju saimniecisko darbību kopumā.
Nākamais solis ir noteikt atbilstošu tiesisko pamatu.
Šādai datu apstrādei varētu būt divi tiesiskie pamati – apmeklētāju piekrišana vai pasākuma organizētāja likumīgās intereses. Jāņem gan vērā, ka iegūt piekrišanu atbilstoši Datu regulai no visiem pasākuma apmeklētajiem būtu ļoti apgrūtinoši, kā arī jāsaprot, vai vispār varēs nodrošināt, ka, piemēram, ja nākamajā dienā apmeklētājs šo piekrišanu atsauc, tiks caurskatīti visi pasākuma fotoattēli un video, lai tehniski "dzēstu" visas personas, kuras savu piekrišanu ir atsaukušas.
Tieši tāpēc visbiežāk atbilstošākais tiesiskais pamats šādai datu apstrādei ir pasākuma organizētāja likumīgo interešu īstenošana. Šī tiesiskā pamata piemērošanas gadījumā pasākuma organizētājam ir jāpievērš uzmanība savu un pasākuma apmeklētāju interešu līdzsvarošanai – jāizvērtē savs ieguvums un tam pretī jānoliek iespējamās pasākuma apmeklētāju gaidas un zaudējumi, iespējamie riski, ja, piemēram, fotogrāfijas un video tiks publicēti ikvienam pieejamā vietā – tīmeklī.
Ko nozīmē pasākuma organizētāja un pasākuma apmeklētāja interešu līdzsvarošana?
Megija skaidro, ka pasākuma organizatoram ir nepieciešams izvērtēt savu ieguvumu, piemēram, iespēju atskaitīties par pasākuma norises gaitu, attiecībā pret apmeklētāju tiesībām uz privātās dzīves neaizskaramību (materiāliem netikt publicētiem pasākuma organizētāja sociālajos tīklos, tīmekļvietnē vai citos publiskos kontaktos). Ja organizatora kopējais ieguvums ir lielāks nekā iespējamais privātuma aizskārums pasākuma apmeklētājiem, šāda datu apstrāde ir atļauta. Izvērtēšanas laikā organizētājs var ņemt vērā, ka paši apmeklētāji, saņemot visu informāciju par plānoto datu apstrādi, rēķinās, ka, apmeklējot pasākumu, tā laikā tiks uzņemti video un foto materiāli, kas tiks publicēti pasākuma organizētāju sociālo tīklu kontos, mājaslapās u. c. publiskās vietnēs, un tad pieņem lēmumu doties vai nedoties. Tāpat noteiktos gadījumos tā ir paša cilvēka izvēle – būt fotografētam vai ne. Piemēram, ja pasākumā ir speciāla vieta, kur var pozēt un fotografēties, vai arī pasākuma norises laikā cilvēks pats pozē fotogrāfam, apzinās, ka tiek fotografēts, un arī izprot šādas savas rīcības sekas – fotogrāfiju esamību un iespējamu turpmāko to publicēšanu.
Kā īstenot apmeklētāju informēšanu par datu apstrādi?
Ja pasākuma laikā tiks veikta apmeklētāju fotografēšana un filmēšana, organizatoram jāinformē pasākuma apmeklētāji par to, ka notiks fotografēšana un filmēšana, kādā veidā un kur iegūtās bildes un ieraksti tiks izmantoti, ar kādu nolūku. Šī informācija ir jāsniedz pirms pasākuma vai arī pasākuma vietā, pirms tiek uzsākta fotografēšana vai filmēšana. Personai ir jābūt pieejamai informācijai par to, kas atbild par šo datu apstrādi (fotografēšanu/filmēšanu), kam šie dati (fotogrāfijas, video) tiks nodoti, kā rīkoties, ja persona vēlas, lai tās fotogrāfiju dzēš, un ne mazāk būtiski – kādam mērķim tas tiek veikts.
Megija iesaka šo informāciju publicēt pasākuma organizatora mājaslapā (piemēram, privātuma politikā), ja iespējams, biļešu tirdzniecības vietās, pasākuma norises vietā. Saīsinātā veidā šī informācija norādāma uz afišām, biļetēm, pie ieejas teritorijā.
Kas jāpaveic pasākuma organizētājam?
- Ja pasākumā darbojas fotogrāfi, nolīgtas kompānijas (apstrādātāji), ar tiem jāvienojas par pasākuma laikā veiktas datu apstrādes mērķi un nosacījumiem.
- Izstrādāt procedūru, kā pasākuma apmeklētājs var iebilst, lai viņa fotogrāfija netiktu publicēta internetā, un informēt par šo procedūru pasākuma apmeklētāju (informācija var tikt ievietota privātuma politikā tīmekļvietnē).
- Izvietot atbilstošas informatīvās zīmes par fotogrāfiju un video uzņemšanu pasākuma laikā.
Ko nedarīt pasākuma organizētājam?
- Pie biļešu iegādes norādīt, ka, nopērkot biļeti, persona piekrīt fotogrāfiju uzņemšanai un publicēšanai pasākuma laikā.
- Neiekļaut informatīvajā zīmē paziņojumu "Apmeklējot pasākumu, piekrītu fotogrāfiju un video uzņemšanai un publicēšanai".
- Nereaģēt uz pasākuma apmeklētāja lūgumu izņemt fotogrāfiju, kurā redzama persona, no interneta vides.
Kopumā datu apstrāde pasākumos papildus normatīvajos aktos noteiktajam balstās uz savstarpēju uzticību, jo apmeklētājam būtu jārēķinās, ka šādos pasākumos datu apstrāde notiks (jo īpaši – iepazīstoties ar publicētu informāciju par datu apstrādi pasākuma laikā), savukārt pasākuma organizētājs, ievērojot godprātības principu, nepublicēs apkaunojošas fotogrāfijas, kurās redzami pasākuma apmeklētāji.
Ja pasākuma apmeklētājs pēc fotogrāfiju vai video publicēšanas sociālajos tīklos, tīmekļvietnē vai citā publiskā vietā lūdz izņemt kādu konkrētu materiālu, nepieciešams izvērtēt un, ja iespējams, izpildīt šādu lūgumu, vienlaikus ne vēlāk kā mēneša laikā informējot pasākuma apmeklētāju par paveikto darbību vai arī par atteikumu dzēst fotogrāfiju.
Jo uzmanīgāk un atbildīgāk izturēsies pret apmeklētāju personas datiem, jo lielāku uzticību tas radīs klienta un komersanta attiecībās. Tāpat, regulāri pārskatot personas datu apstrādes, datu drošības politikas un personas datu reģistrus, pastāvēs mazāka dažādu starpgadījumu iespēja, piemēram, saistībā ar datu noplūdi vai klientu sūdzībām.
Noderīgi raksti:
Rekomendācija "Ceļvedis datu apstrādē mazajiem un vidējiem uzņēmējiem"
Iepazīšanās ar Datiņu ģimeni: noderīgi padomi uzņēmējiem privātuma politikas izstrādē
Videonovērošanas zīmes paraugs
