Katra klienta informācija uzņēmumam ir vērtīga. Klienta personas dati caurvij gandrīz katru biznesa aspektu - no pasūtījuma piegādes adreses līdz klienta datu izmantošanai, lai izveidotu uzņēmuma mārketinga kampaņu.
Uzņēmējs, lai popularizētu savas preces vai pakalpojumus, izmanto dažādus kanālus - reklāma plašsaziņas līdzekļos, sociālos tīklus vai tiešais mārketings. Visos gadījumos tiek apstrādāti esošo vai topošo klientu dati, tā piemēram, tiešais mārketings ir jebkāda veida reklāmas materiāls, kas paredzēts konkrētai personai, savukārt masveida publikācijas plašsaziņas līdzekļos var tikt apstrādāta tehniskā informācija par portāla vai sociālā tīkla lietotāju.
Kārlis studē un līdztekus tam kvalifikācijas celšanas nolūkos par praktikantu strādā komunikācijas aģentūrā, tādēļ regulāri organizē dažāda veida marketinga kampaņas citiem uzņēmumiem. Jānis (tētis), lai piesaistītu vairāk klientus trenažieru zālei, kā arī informētu esošos klientus par aktualitātēm uzņēmumā un nosūtītu informāciju par sadarbības partneriem, uzsācis priekšdarbus tiešā mārketinga kampaņas īstenošanai. Lai nodrošinātu atbilstošu datu apstrādi kampaņas ietvaros, Jānis ir nolēmis konsultēties ar dēlu. Kārlis, lai palīdzētu tētim noorganizēt tiešā mārketinga kampaņu atbilstoši Datu regulai, ir sagatavojis ieteikumus, kas jāievēro uzņēmējiem.
Mērķauditorija
Apstrādājot informāciju par konkrētu cilvēku, jāiegūst un jāapstrādā tikai paši nepieciešamākie dati, kas vajadzīgi, lai nodrošinātu mārketinga kampaņas īstenošanu. Ja kampaņas ietvaros plānots informēt jauniešus vecumā no 16 līdz 25 gadiem, tad nav nepieciešams iegūt informāciju par to dzimumu, dzīvesvietām un interesēm.
Tomēr skaidrs, ka, lai izveidotu veiksmīgu mārketinga kampaņu noteiktai mērķauditorijai, nepieciešama informācija par esošo vai potenciālo klientu loku. Mērķauditoriju var noteikt balstoties uz pētījumiem, vai arī analizējot klientu iepirkumu paradumus (piemēram, interneta veikalā, vai izmantojot lojalitātes kartes).
Ja plānots uzrunāt plašāku potenciālo klientu loku – piemēram, visi cilvēki kas dzīvo un strādā pastaigas attālumā no trenažieru zāles, tad šāda apstrāde var neietilpt datu aizsardzības normatīvo aktu tvērumā un par to tālāk neskaidrosim, bet ticams, ka būs jāmaksā par to, ka reklāmu redz arī ļoti liels cilvēku skaits, kam neinteresē trenažieru zāles apmeklējums.
Savukārt precīzāka uzrunājamās personas noteikšana palīdzēs labāk pielāgot reklāmu tieši šai personai, bet tas nozīmēs arī to, ka šādas ziņas pilnīgi noteikti būs jāapstrādā ievērojot personas datu aizsardzības prasības un arī to ka citām līdzīgām personām būs jāizstrādā savādāka reklāma.
Sociālo tīklu platformas
Jāņem vērā, ka dažādiem sociālajiem tīkliem var būt atšķirīgas iespējas reklāmas personalizācijā, gan atbildības līmenis ko tie gatavi par personas datu apstrādi uzņemties no savas puses. Tāpēc, ja nolemts uzrunāt konkrētu mērķauditoriju mārketinga kampaņas ietvaros, tad nepieciešams iepazīties ar pakalpojuma sniedzēja privātuma politiku un to, kādus platformas lietotāju datus tas var apstrādāt, tādējādi nodrošinoties pret neatbilstošām un riskantām datu apstrādēm.
Tāpat, organizējot mārketinga kampaņu sociālo tīklu platformās (piemēram, LinkedIn, Facebook, YouTube u.c.), uzņēmumam jānoskaidro un jānosaka savs statuss atbilstoši Datu regulai.
Pārzinis, kopīgie pārziņi vai apstrādātājs
Visos gadījumos, persona, kura noteiks un pieņems lēmumu – kāpēc un kā cilvēku dati ir apstrādājami – būs pārzinis (šajā gadījumā – uzņēmums, kas organizē mārketinga kampaņu) savukārt, ja šo lēmumu pieņem vairākas personas kopā, tie tiks uzskatīti par kopīgiem pārziņiem. Savukārt apstrādātājs ir tā persona (organizācija vai fiziska persona), kas veic datu apstrādi uzņēmuma vārdā. Tas nozīmē, ka apstrādātājs nenosaka un nepieņem lēmumu – kāpēc un kā tiks apstrādāti personas dati (piemēram, uzņēmums algo komunikācijas aģentūras pakalpojumus, lai īstenotu marketinga pakalpojumus).
Piemēram, izveidojot "fanu lapu" sociālajos tīklo un kā lapas administrators veicat apmeklētāju personas datu apstrādi. Saskaņā ar Datu regulu, jūs esat koppārzinis ar sociālā tīkla turētāju. Tas attiecas tikai uz tām personas datu apstrādes darbībām, kas izpaužas kā personas datu vākšana sociālās tīklošanas vietnē uzņēmuma vajadzībām. Tādējādi tiek dalīta atbildība informēt lapas apmeklētājus par to, kāda informācija par viņiem tiek apkopota.
Detalizētā par to kā noteikt savu lomu personas datu apstrādes procesā var iepazīties šeit.
E-pasti, zvani, īsziņas
Ja mērķauditorija ir esošie klienti, kuriem paredzēts nodot informāciju par jaunajām precēm un pakalpojumiem, izmantojot e-pastu, īsziņu vai telefona zvanu, tad uz to attiecas arī Informācijas sabiedrības pakalpojuma likuma prasības.
Attiecībā uz komerciālu paziņojumu (tie ir zvani, e-pasti u. c.) saņemšanu norādāms, ka gadījumos, kad persona saņem komerciālu paziņojumu, kurā tiek uzrunāta vārdā un uzvārdā (piemēram, SIA X zvana Jānim Bērziņam, uzrunājot viņu vārdā un uzvārdā, lai piedāvātu konkrētu preci; elektroniskajā pastā persona tiek uzrunāta: "Cien. Jāni Bērziņ, īstenojam..."), Datu aizsardzības regulas izpratnē tā ir personas datu apstrāde, jo attiecīgajā gadījumā tiek identificēta konkrēta persona.
Šajā gadījumā uzņēmējam ir jānodrošina, ka personai ir iespējas atteikties no šādu turpmāku paziņojumu saņemšanas.
Savukārt, ja persona saņem komerciālu paziņojumu, kurā netiek uzrunāta vārdā un uzvārdā (piemēram, SIA X ģenerējot telefona numuru pēc nejaušības principa vai adresējot elektronisko pastu: "Cien. klient!"), persona nav identificējama, un tādējādi netiek veikta personas datu apstrāde.
Uzsākot īsteno mārketinga kampaņu, pārliecinies, ka personas datus izmanto atbilstoši mērķim un spēj to pamatot ar atbilstošu likumīgu pamatu.
Vai nepieciešama cilvēka piekrišana, lai apstrādātu tā datus mārketinga kampaņas ietvaros?
Īsumā, nē! Attiecībā uz personas datu apstrādi, piekrišana nav vienīgais tiesiskais pamats datu apstrādei. Jāņem arī vērā tas, ka piekrišana nav universāla un to nevar piemērot visos iespējamajos gadījumos.
Tas nozīmē, lai apstrādātu personas datus, sākotnēji jānosaka likumīgs pamats.
Piemēram, ja uzņēmums izlēmis sociālos tīklos izveidot slēgtu grupu konkrētas kampaņas ietvaros, kas tiek balstīta uz esošo klientu datu bāzi, tad ir nepieciešams iegūt klientu piekrišanu, jo sākotnēji iegūtie personas dati tiek apstrādāti citam mērķim.
Savukārt, ja vēlies izmantot e-pastu, tālruni vai īsziņu, lai pastāstītu cilvēkiem par uzņēmuma produktiem un pakalpojumiem, tad ņem vērā, ka jāpievērš uzmanība arī citiem normatīviem aktiem, tai skaitā, Informācijas sabiedrības pakalpojuma likums. Atbilstoši tiem patiesi komerciālu paziņojumu potenciālam klientam varēsi sūtīt tikai, ja būs iegūta piekrišana.
Jebkurā gadījumā ja kampaņas ietvaros, sūti informāciju uz cilvēka e-pastu, tad pārliecinies, ka spēsi to pārtraukt darīt, ja saņēmējs lūdz to pārtraukt.
Vai personas datu apstrādi var pamatot ar uzņēmuma leģitīmajām interesēm?
Pirms piemērot šo pamatojumu veiktai personas datu apstrādei Jums jānovērtē uzņēmuma leģitīmā interese jeb jāveic uzņēmuma interešu sūtot mārketinga paziņojumus/reklāmas līdzsvarošana ar cilvēku, kuru personas dati tiks apstrādāti reklāmu sagatavošanai interesēm.
Jo uzmanīgāk un atbildīgāk izturēsies pret klientu personas datiem, jo lielāku uzticību tas radīs lietotāja un komersanta attiecībās. Tāpat, regulāri pārskatot personas datu apstrādes, datu drošības un sīkdatņu politikas, pastāvēs mazāka iespēja dažādiem starpgadījumiem, tostarp datu noplūdēm un klientu sūdzībām.
Noderīgi!
Datu valsts inspekcija ir izstrādājusi vadlīnijas "Personas datu apstrāde telemārketinga jomā apstrādātāja statusā".
Vadlīnijām ir ieteikuma raksturs, un to mērķauditorija ir uzņēmumi, kuru darbības veids ir saistīts ar telemārketingu, tostarp izejošo zvanu centru darbību, – komersanti, organizācijas vai citas personas, kas veic komercdarbību, saimniecisko darbību un sūta komerciālus paziņojumus apstrādātāja statusā, lai reklamētu preces un pakalpojumus citu personu (pārziņu) vārdā. Tomēr vadlīnijas varētu būt noderīgas ikvienam interesentam, tai skaitā komerciālu paziņojumu saņēmējiem.