Lieldienas pienākušas un krāsainas olas bērnu mājās paslēpušās, šķietami nemanot – “Laiks doties meklēt!”. Tikmēr Datu valsts inspekcija, lai veicinātu publiskā un privātā sektora sadarbību, gada aktīvākajā laikā ir uzaicinājusi uz tikšanos SIA “Lieldienas” vadītāju Lieldienu zaķa kungu parunāties par personas datu apstrādes praksi SIA “Lieldienas”.
Olu krāsošana un slēpšana visas pasaules bērnu dzīvesvietās, turklāt līdz noteiktam bērnu vecumam, protams, ietver ievērojama apjoma personas datu apstrādi – vārds, uzvārds, adrese, vecums un ticības līmenis brīnumam, un, gluži kā Ziemassvētku vecītis, arī Lieldienu zaķis dodas pie paklausīgajiem bērniem, tātad apstrādā viņu uzvedības datus, veidojot mazo lieldienolotāju profilus.
Tad nu mēs vēlējāmies noskaidrot, vai un kā Lieldienu zaķis un viņa komanda nodrošina, ka visi pārziņā esošie dati tiek apstrādāti atbilstoši Vispārīgajai datu aizsardzības regulai (Datu regula).
Kādas ir jūsu atmiņas par Datu regulas spēkā stāšanos? Vēl nedaudz un būs pagājuši jau trīs gadi…
Godīgi sakot, tas bija pilnīgs neprāts! Tāpat kā vairums uzņēmumu, mēs, protams, zinājām par jaunajiem datu aizsardzības noteikumiem divus gadus, pirms tie oficiāli stājās spēkā, un mēs darījām visu iespējamo, lai pielāgotos noteiktajā laikā. Tomēr mēs neparedzējām, cik daudz darba būs nepieciešams ieguldīt, jo īpaši, lai izskatītu lielo datu subjektu pieprasījumu apjomu. Vecāki vērsās pie mums ar lūgumiem sniegt informāciju par viņu bērniem un pieaugušie bērni lūdza dzēst informāciju par sevi – jo ir tak pieauguši un krāsainas olas paši sev gādā. Saprotu, ka šis norāda – mēs apzināmies savas tiesības, kuras dod Datu regula un gribam kontrolēt, kas notiek ar mūsu un mūsu bērnu datiem.
Man personīgi patīk, jo ar zinošiem klientiem darbs sagādā vairāk prieka.
Vēlos izmantot šo iespēju un publiski uzsvērt, ka es augsti novērtēju, ka cilvēki sazinās tieši ar manu kolektīvu, kad viņiem ir bažas par mūsu datu apstrādes praksi nevis uzreiz vēršas Datu valsts inspekcijā. Galu galā esmu šeit, lai veidotu savstarpēju sapratni un uzticību starp datu subjektu (mūsu klienti ir gan bērni, gan vecāki) un savu uzņēmumu: dati ir svarīgi maniem klientiem, tāpēc tie ir svarīgi arī man.
Arī es, kā citu uzņēmumu klients (šis zaķis sev burkānus gādā no privātiem līdzekļiem un ļoti nevēlas to kņadu, kas izceltos, ja kāds uzzinātu, no kura Latvijas zemnieka (ai, vai jau nepateicu par daudz!) tiek pirkti Lieldienu zaķa burkāni), novērtēju tos uzņēmumus, kuri ieguldīja darbu, ieviešot jaunos noteikumus savā ikdienas uzņēmējdarbībā, savlaicīgi nodrošinot atbilstošu personas datu apstrādi un savu klientu datu aizsardzību – TAS IR APJOMĪGS UN AUGSTI VĒRTĒJAMS IEGULDĪJUMS KLIENTU UZTICĪBĀ UN UZŅĒMUMA REPUTĀCIJĀ.
Vai ar personu datiem strādājat pats vai arī piesaistījāt kādus palīgus?
Mūsu komandai ļoti paveicās, ka jau 2018.gadā pievienojās divi spēcīgi datu aizsardzības truši – Baksis un Bannijs, kuri dzīvojot kopā ar saimniekiem - datu aizsardzības speciālistiem ir ieguvuši vērtīgu informāciju, lai sniegtu mūsu uzņēmumam atbalstu datu aizsardzības jautājumos. Ticiet man, apstrādājot datus par visiem pasaules bērniem, uz SIA “Lieldienas” pūkainajiem pleciem gulstas milzu atbildība, un man kā galvenajam atbildīgajam ir svarīgi saprast, ka komanda tiks galā ar saviem uzdevumiem. Jau minēju, ka ar mums vēlas sazināties milzums dažādu cilvēku, un ir svarīgi sekot līdzi, lai neko nepalaistu garām, bet, ja tā tomēr kādreiz notiek, tad saprast, kāpēc.
Kas bija lielākās no izmaiņām, kas Lieldienu organizācijai bija jāievieš?
Jau 2016.gada aprīlī mēs sev uzdevām dažus jautājumus: ”Vai mēs ar datiem rīkojamies likumīgi, godīgi un pārredzami? Vai mēs piemērojam pareizo tiesisko pamatu datu apstrādei? Kādam nolūkam (mērķim) mēs apstrādājam datus?”
Jums jāņem vērā arī tas, ka mūsu organizācija jau gadsimtiem ilgi vāc noteiktus datus, tāpēc dažas no mūsu datu glabāšanas praksēm bija burtiski iestrēgušas laikos, kad vis tika pierakstīts uz papīra lapām, bet pateicoties Baksam un Bannijam, kuri ilgi rakās lielajās papīra kartotēkās, lai norādītu, kā viss ir organizējams atbilstoši personas datu aizsardzības prasībām – sastrukturēja to, kas paturams, sagrauza (lielākoties saviem zobiem) to, kas vairs nebūs nepieciešams, izveidoja sistēmu saziņai ar bērniem un vecākiem. Mēs tak esam liela organizācija un mums reputācija ir svarīga – tas veido klientu uzticību un vēlēšanos atgriezties pie mums katru gadu, kad pienāk oliņu svētki.
Apkopojot - mums bija jāatbild uz milzumdaudz jautājumiem, kas ļāva labāk izzināt procesus un optimizēt veidus kā SIA “Lieldienas” apstrādā datus. Noderēja uzraudzības iestādes skaidrojumi, arī tas, ka
neskaidros jautājumus vienmēr ir bijis iespējams izrunāt ar uzraugiem, ir palīdzējis veidot SIA “Lieldienas” modernu un efektīvu personas datu apstrādes sistēmu.
Bija jāsaprot - vai mēs to visu informāciju glabājam? Vai mēs glabājam visas ziņas kopumā vai saglabājam tikai to informāciju, kas ir absolūti nepieciešama mūsu datu apstrādes nolūkiem? Vai mēs šīs vēstules saņemam anonīmas? Kā ir ar glabāšanas ierobežošanu? Vai mēs pēc katrām Lieldienām izdzēšam datus par bērnu uzvedību? Vai mēs saglabājam informāciju, lai redzētu, vai bērna uzvedība laika gaitā ir uzlabojusies?
Tas nozīmēja, ka visi procesi, no kuriem kā biznesa vadītājs redzu tikai rezultātu, bija rūpīgi jāanalizē. Par laimi, mēs bijām organizējuši savu apstrādi balstoties uz godīgiem un caurspīdīgiem principiem, un lielas, praktiskas izmaiņas manu uzņēmumu neskāra – vairāk tika veikts tāds pašizziņas process.
Es tiešām negribu, lai ziņo, ka Lieldienu zaķis palaidis gaisā ziņas par visiem bērniem. Esmu, lai radītu prieku, nevis problēmas! Jebkāds drošības incidents varētu nopietni iedragāt SIA “Lieldienas” reputāciju un ticību Lieldienu zaķim kā respektējamam partnerim. Šī iemesla dēļ mēs veicamos darbus, kuri patiesībā nekad nebeidzas, neuztveram kā slogu, jo saprotam, ka bez pastāvīgas aizsardzības un atbilstības prasību izpildes pārskatīšanas riskējam nodarīt kaitējumu klientiem un arī sev.
Vai varat pavērt priekškaru, paskaidrojot, ko SIA “Lieldienas” dara ar ievākto informāciju?
Tātad pēc informācijas saņemšanas mūsu speciālisti izvērtē iegūto informāciju un turpmākajā apstrādē izmanto tikai pašu nepieciešamāko nolūka - olu slēpšanai - sasniegšanai. Kad olas ir noslēptas un bērni tās ir atraduši, uzreiz visu nevajadzīgo sagraužam vai arī atstājām anonimizēto informāciju par to, cik olas bija noslēptas, cik atrastas, cik bērni piedalījās, kāds ir vidējais prieka līmenis. Agrāk mūsu papīros varējām apmaldīties, un paši nemaz nezinājām, kāda informācija ir mūsu rīcībā, jo ar laiku aizmirsām, kas bija savākts.
Jums ir jāpatur prātā, ka mēs vienkārši neslēpjam olas visā pasaulē, mēs arī sastādām nerātnu un jauku bērnu sarakstus, lai noteiktu, kurš saņems olas un kādu mazu dāvaniņu Lieldienās. Jau kopš gadsimta sākuma bērniem vairs nesekojam ar kniepadatām sadurstītā pasaules kartē. Viss ir digitāli – viens mirklis un es jau zinu, kur dzīvo katras valsts bērns, kurā dārzā jāiegriežas un tieši cikos. Saprotu, ka mans bizness ir tradīcijas, bet digitalizācija ietaupa tik daudz zaķstundu!
Droši vien jāuzrunā arī zilonis veikalā - Jūs jau varat iedomāties, ka ar SIA “Lieldienas” vēlas sadarboties visas lielās kompānijas, kuru mērķauditorija ir bērni?
Mūsu mazie klienti un viņu vecāki var neuztraukties. Mūsu prakse atbilst privātuma politikā norādītajam – dati tiek nodoti tikai vienam sadarbības partnerim – lielā sarkanā vīra A/S “Ziemassvētku prieks” citām personām mēs datus neizpaužam.
Mēs apzināmies, ka mūsu dati ir vērtība, tāpēc savas sistēmas aizsargājam atbilstoši labākajiem standartiem. Par laimi, kopš lielās nelaimes 1893.gadā, mums nav bijuši datu subjektiem riskus radoši drošības incidenti, bet ir bijuši gadījumi, kad citu uzņēmumu pārstāvji ir mēģinājuši iegūt šo informāciju no mūsu sistēmām, lai izmantotu savām vajadzībām. Bija grūti, bet mēs nosargājām savā pārziņā esošos datus, varbūt kādu dienu par mūsu cīņām tiks izveidota kāda animācijas filma.
Tomēr tas ka līdzšinēji no incidentiem esam izvairījušies, mums neliek atslābt - mēs saprotam, ka cīņa par drošību ir nepārtraukts process.
Jūs minējāt, ka saņemat daudz pieprasījumu no datu subjektiem. Vai varat paskaidrot sīkāk?
Visbiežāk saņemtie pieprasījumi ir saistīti ar tiesībām uz dzēšanu vai labojumiem, galvenokārt no bērniem (un viņu vecākiem), kuri nebija apmierināti ar iekļaušanu nerātno bērnu sarakstā. Mums ir jāņem vērā visi šie pieprasījumi, jāapsver, vai tiesības attiecas uz šo konkrēto situāciju, konkrētajiem apstākļiem, un noteikti ir jāatbild mēneša laikā. Pagāja kāds laiciņš, līdz mēs izveidojām pareizos procesus, lai reģistrētu šos pieprasījumus un noteiktajā laikā atbildētu uz tiem. Tā kā tas bieži attiecas uz datiem, kas savākti no un par bērniem, mums jābūt īpaši uzmanīgiem.
Teikšu godīgi, ka mūsu darbam nepalīdzēja mīti par Ziemassvētku vecīti un Datu Regulu, jo to attiecināja arī uz mani – Lieldienu zaķi. Atceraties? Nē, nāciet es jums parādīšu.
Kā to saprast?
Ap Ziemassvētkiem, kad sociālajos tīklos parādījās minētie mīti par Ziemassvētku vecīti (zinu, ka šajā laikā viņam gāja grūti, jo bija aktīvais darba periods), arī pie mums vērsās daudzu bērnu vecāki. Teikšu godīgi, tas apgrūtināja gatavošanos Lieldienām – tas tak tikai trīs mēnešus vēlāk par Ziemassvētkiem!
Jūs varat iedomāties, kādi satraukti lūgumi tika saņemti no vecākiem! Mums bija jāatbild visiem un jāskaidro, ka Datu Regula neaizliedz bērniem rakstīt Lieldienu zaķim un sūtīt sveicienu. Mēs ļoti nopietni piegājām jautājumiem, sniedzām atbildes un skaidrojām. Mēs daudz atsaucāmies arī uz katras valsts uzraudzības iestādi. Teikšu godīgi – Latvijas iedzīvotāji bija visatsaucīgākie, arī aicināju tos vērsties Datu valsts inspekcijā pēc konsultācijas.
Vai un kā Datu valsts inspekcija var palīdzēt?
Lai gan mūsu uzņēmuma galvenā darbības vieta atrodas Lieldienu salā, sirdī dzīvojam Latvijā un Datu valsts inspekcijas publicētie norādījumi mums noteikti ir ļoti palīdzējuši. Iesaku visiem apmeklēt www.dvi.gov.lv un sadaļā “Aktualitātes” atrast atbildes uz saviem jautājumiem par datu aizsardzību. Ja neizdodas atrast tīmekļvietnē, tad droši zvaniet konsultantiem – zinoši un atsaucīgi! Atcerieties, ka vienmēr jāpasaka “Paldies!”, jo bērni ņem piemēru no mums. Savukārt – jo labāk uzvedas bērni, jo vairāk dāvanu svētkos no slepenajiem novērotājiem saņemam, un es nerunāju tikai par Lieldienām! Un kas svarīgi – nevaram aizmirst, ka arī bērnus varam jau sākt izglītot par savām tiesībām uz datu aizsardzību. Viņi vienmēr jaunu informāciju apgūs tik ātri, ka bieži vien pat apsteidz savus vecākus.
Ko Jūs vēlētos pateikt noslēgumā?
Vēlētos dalīties ar Lieldienu ticējumiem:
“Lieldienu rasā jāvārtās, lai veselība būtu visu gadu!”
“Ja pa ceļu ejot ierauga zaķi, jānotupjas, lai būtu laime!”
Datu valsts inspekcija un Lieldienu zaķis vēl visiem “Priecīgas Lieldienas un stipru veselību 2021.gadā!”.